ویکی نیکی

راهنمای هوشمند نیکوکاری

بهبود عملکرد موسسات خیریه، با انتخاب دقیق اعضای هیئت مدیره

هیئت مدیره موسسات، گروهی از افراد هستند که به طور قانونی برای مسئولیت اداره یک موسسه منصوب می شوند.
در یک سازمان سودآور، اعضای هیئت مدیره مسئول منافع سهامداران و در یک سازمان مردم نهاد و غیرانتفاعی، آنها مسئول حفظ منافع ذینفعان، جامعه محلی یا افرادی که توسط موسسه اداره می شوند (مددجویان)، هستند.
انتخاب مناسب اعضای هیئت مدیره بسیار مهم می باشد، و بهترین راه برای بالا بردن استاندارد عملکردی موسسات نیکوکاری، انتخاب مناسب اعضای هیات مدیره می باشد و می باید برای تشکیل هیئت مدیره موسسات خیریه، سراغ افرادی رفت که علاوه بر داشتن مهارت‌های مدیریتی، پیگیری اهداف سازمانی موسسه را نیز در اولویت کاری خود قرار دهند. و به عنوان مسئولیت اجتماعی خود به جایگاه خود در هیئت مدیره موسسه نگاه کنند.

وظایف و مسئولیت های هیئت مدیره چیست؟

همان طور که گفته شد هیئت مدیره موسسات، گروهی از افراد هستند که به طور قانونی برای مسئولیت اداره یک موسسه منصوب می شوند. وظایف و مسئولیت های هیئت مدیره به شرح زیر است:

 1. تهیه و ارائه چشم انداز موسسات خیریه

اعضای هیات مدیره مسئول تعیین بیانیه مأموریت موسسه هستند و تنظیم تمام اهداف موسسه در راستای این بیانیه صورت می گیرد. البته هیئت مدیره می تواند بیانیه ماموریت موسسه را پس از مشورت دقیق با سایر اعضا تغییر دهد.
همه موسسات خیریه معتبر و بزرگ دارای بیانیه مأموریت هستند، و ایجاد یک بیانیه مأموریت باید یکی از اولین مواردی  باشد که اعضای هیئت مدیره  برای آن برنامه ریزی می کنند.

2. حفظ منافع 

هیئت مدیره علاوه بر نظارت بر اعمال مدیران، تهیه و تصویب قوانین به سود کارکنان، مراجعه کنندگان و جامعه را نیز برعهده دارد.
همچنین هیئت مدیره مسئول هرگونه امور مالی موسسه را نیز به عهده دارد تا موسسه بتواند به طور کارا و موثر به فعالیت های خود ادامه داده و عملکرد مالی موسسه زیر سئوال نرود.
اگر که مدیرعامل در سطح مورد انتظار موسسه نباشد، هیئت مدیره مسئول انتخاب و انتصاب مدیر عامل جدید می باشد.

3. گزارش عملکرد موسسه

مباحث گزارشات در جلسه هیئت مدیره شامل حسابرسی مالی، بودجه بندی و هر گونه سیاست های عملکردی است که در جلسات مطرح و به تصویب می رسد.
هیئت مدیره موسسات خیریه، نقش مهمی در بازسازی اعتماد مردم به موسسات نیکوکاری ایفا می کنند و می توانند با استفاده از بالاترین استانداردهای مدیریتی، با توجه به اندازه موسسه و با استراتژی های مناسب، نه تنها شفافیت عملکردی موسسه را افزایش دهند، بلکه از طریق اطلاع رسانی و گزارش دهی به مردم و تامین کنندگان (اهدا کنندگان) علی الخصوص با انتشار عملکرد مالی در وب سایت موسسه و حتی چگونگی مدیریت آن، علاوه بر کمک به دستیابی موسسه به اهداف، در بهینه سازی استفاده از منابع نیز موثر واقع شود.

4. مدیریت موثر منابع

مدیریت منابع به صورت موثر و کارا زمانی امکان پذیر خواهد بود که منابع کافی برای حفظ و یا عملیاتی کردن اهداف موسسه وجود داشته باشد. 
منابع به صورت کامل طی جسات هیئت مدیره مشخص و راه های صرف آن نیز در جهت رسیدن به اهداف سازمانی برنامه ریزی می شود. و هریک از اعضای هیئت مدیره با ارائه پیشنهاد و راهکارهای خود مسیر رسیدن به اهداف و عملیاتی کردن آن را مشخص می کنند.

5. شرکت در جلسات هیئت مدیره با آمادگی قبلی

از هریک از اعضا هیئت مدیره انتظار می رود تا تمام توان خود را در جهت انجام وظایف خود بکار گرفته، قبل از تشکیل جلسات هماهنگی های لازم را انجام دهند و در تمام جلسات حاضر و به صورت فعالانه شرکت نمایند.
آماده سازی ممکن است شامل بررسی اسناد مالی، گزارش سالانه، انجام تحقیقات و پژوهش های مقایسه ای، مرور اخبار درباره موسسات خیریه دیگر باشد.
در هر صورت، هر یک ساعت جلسه هیئت مدیره، مستلزم آماده سازی 3 ساعته قبلی در رابطه با مسائل ومباحثی می باشد که طی جلسه مطرح خواهد شد.  و باید دانست، آمادگی برای جلسات هیئت مدیره، به راحتی انجام نمی شود.

عضویت در هیئت مدیره موسسات چه مزایایی دارد؟

اکثر مدیران موافقند که تجربه حضور در هیئت مدیره موسسات، یک تجربه بسیار ارزشمند است و حتما مزایایی نیز دارد. این مزایا می تواند شامل مزایای شخصی، مالی و یا حرفه ای باشد.

باید خاطرنشان کرد که اعضای هیئت مدیره در سازمان های مردم نهاد و موسسات خیریه معمولا به صورت داوطلبانه و با هدف اثرگذاری بیشتر بر جامعه فعالیت می کنند و هیچ گونه دریافت و دستمزد مالی نخواهند داشت مگر در مواردی که اعضای هیئت مدیره طبق نیاز تخصصی موسسه مجبور به استخدام و جذب فردی با تخصصی خاص شوند.

با این حال، به دلیل اینکه این جایگاه به طور متوسط در سال نیاز به حدود 200 ساعت کار دارد، باید مسئولیت اضافی که به عهده گرفته می شود را علاوه بر حجم کاری فعلی و تعهدات اجتماعی ، به دقت مورد توجه قرار داده و محاسبه کرد.
همچنین اعضای هیئت مدیره به طور کلی از افرادی تشکیل شده اند که در زمینه های متنوعی کار کرده و تجربه دارند. این تجارب می تواند بینش و چشم انداز آینده موسسات نیکوکاری را رقم بزند.
مواجهه و برخورد با مدیران صنایع دیگر و یا فعالین در سایر موسسات خیریه با عملکرد مشابه، می تواند در کسب تجربه برای هر هریک از اعضا بسیار موثر باشد. و اگر هر موسسه ای، تیم مدیریتی قوی داشته باشد، اعضای هیئت مدیره می توانند سبب شهرت و کسب اعتبار  آن موسسه شوند.

چگونه انتخاب اعضای هیئت مدیره موسسات مردم نهاد را به درستی انجام دهیم؟

با بررسی موسساتی که هیئت مدیره ای فعال و مورد قبول داشته اند می توان دریافت که اغلب اعضای آن ها دارای ویژگی هایی مشترک بوده اند:

  • توانایی برقراری ارتباط با دیگران

یک عضو هیئت مدیره واجد شرایط، نه تنها باید بتواند رابطه خوبی با مدیر عامل شرکت برقرار کند، بلکه باید بتواند رابطه کاری و دوستانه‌ای نیز با سایر اعضای هیئت مدیره برقرار کرده و آن را حفظ کند. همچنین باید بتواند به صورت کاملا دیپلماتیک نظرات دیگران را شنیده و آگاهانه آن را به سایر گروه منتقل سازد.

  • تخصص مالی

یک عضو هیئت مدیره خوب باید به اطلاعات و دانش مالی اولیه از جمله چگونگی خواندن ترازنامه، گزارش سود و زیان، اسناد نقدی و اسناد حسابرسی عمومی آگاهی داشته باشد.
و قبل از حضور در جلسه هیئت مدیره، باید تمام اطلاعات مربوطه، از جمله صورت‌های مالی شرکت، را بررسی کند.

  • تجربه شخصی

با توجه به وضعیت یا نیاز موسسه، از اعضا هیئت مدیره انتظار می‌رود که ویژگی‌ و توانایی‌های متنوعی داشته باشند.
بطور مثال، اگر موسسه ای در وضعیت بحرانی قرار بگیرد، یک مدیر با پیشینه قوی کار با شرکت و موسسات در حال چرخش و تکامل، با ارائه تجارب خود به عنوان یک سرمایه انسانی در هیئت مدیره هر موسسه ای، در نظر گرفته می شود.
معمولا بزرگترین مشکل موسسات خیریه جلب و جذب مشارکت‌های مردمی می‌باشد. اعضا هیئت مدیره با استفاده از تجارب خود می‌توانند بهترین شیوه‌های مشارکتی را پیشنهاد داده و اجرایی کنند.

  • دسترسی به منابع مختلف

دسترسی به منابع مختلفی همچون ارتباطات دولتی، روابط حرفه‌ای، همکاران گذشته و حال، وکیل، حسابدار، مشاور و... یکی از نقاط قوت هریک از اعضای هیئت مدیره به شمار می آید.

افراد با نفوذ و دارای ارتباطات و منابع، می‌توانند موسسه و سایر اعضای هیئت مدیره را به منبع دیگر معرفی و سفارش کنند یا اینکه خود به عنوان منبعی شخصی عمل کنند.

  • امانت داری

اعضای هیئت مدیره، مسئول حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه در امور مالی و الزامات قانونی موسسه را نیز به عهده دارند. آنها باید با حسن نیت و سطح معقولی از مراقبت و امانت داری عمل کنند و نباید منافع متفاوتی داشته باشند. 

منافع موسسه باید بر منافع شخصی اعضای هیئت مدیره ارجحیت داشته باشند. 

در نهایت باید گفت تمام موارد فوق، پیش نیازهای معمولی برای قرارگرفتن در جایگاه هیئت مدیره موسسات خیریه هستند، که مورد نیاز است و بهترین راه برای بالا بردن استانداردهای عملکردی موسسات این است که انتخاب اعضای هیئت مدیره جدی گرفته شود.
هنگامی که اعضا هیئت مدیره یکدیگر را به چالش کشیده و در جلسات و نشست های موسسه شرکت می‌کنند و یکدیگر را به پاسخگویی وا می‌دارند، این روند موجب حفظ استاندارد عملکردی در هیئت مدیره موسسات خواهد شد.
بنابراین موسسات خیریه برای انتخاب اعضا هیئت مدیره باید بسیار محتاط عمل کرده و سراغ کسانی بروند که دارای مهارت‌های مورد نیاز و هماهنگ با اهداف موسسه باشند و  پی‌گیری اهداف را در اولویت کاری خود قرار ‌دهند.

ولی سئوال اینجاست، مهارت‌های مورد نیاز و هماهنگ با اهداف موسسات کدامند؟ لطفا با نوشتن نظرات خود در قسمت دیدگاه‌ها، یاری‌گر ما در تکمیل این مقاله باشید.


 

گردآورنده و مترجم : فاطمه ولی محمدی

منبع انگلیسی

 

 

دیدگاه خود را بنویسید

دیدگاه پس از تائید مدیریت منتشر می شود.