ویکی نیکی

راهنمای هوشمند نیکوکاری

آیا تنوع در مهارت های اعضای هیئت مدیره موجب بهبود عملکرد موسسات خواهد شد؟

برای تشکیل هیئت مدیره موسسات مردم نهاد باید سراغ کسانی رفت که علاوه بر داشتن مهارت های مدیریتی، پیگیری اهداف سازمانی موسسه را در اولویت کارهای خود قرار داده و به عنوان یک مسئولیت اجتماعی، به جایگاه خود در هیئت مدیره موسسه نگریسته و ایفای نقش می کنند.

"کریس اندرسون" مدیر ارشد اجرایی در سازمان مردم نهاد "ولفر"  نیز کلید موفقیت و ارتقاء هر سازمانی را، استفاده از افراد متخصص در هیئت مدیره آن سازمان می داند.

در این مقاله، برای اینکه بهتر با هیئت مدیره موسسات و جایگاه آن ها اشنا شویم، ابتدا به شرح ساختار سازمانی موسسات پرداخته و سپس مسئولیت و مهارت اعضای هیئت مدیره را بیان می کنیم.

ساختار و تشکیلات موسسات مردم نهاد

  • هیئت امناء

هیات امناء، در ساختارهای غیر شرکتی همانند بنیادها، کانون ها، موسسات و سازمان ها، به مجموعه افرادی اطلاق می شود که به عنوان عالی ترین رکن تصمیم گیرنده و سیاست گذار عمل کرده و عالی ترین سطح اختیارات از جمله اختیار تغییر اساسنامه و انحلال موسسه و... را نیز بر عهده دارند. همچنین در ساختارهای غیرشرکتی، انتخاب و عزل هیات مدیره نیز معمولا جزء اختیارات هیات امناء می باشند.

مجمع عمومی هیئت امنا

مجمع عمومی هیئت امنا، عالی ترین مرجع تصمیم گیری است که به صورت عادی یا فوق العاده  تشکیل می شود.

مجمع عمومی هیئت امنا حداقل سالی یک بار برای رسیدگی به امور موسسه تشکیل جلسه می دهد و در نوبت اول جلسه با حضور نصف به علاوه یک اعضا، رسمیت می یابد و در صورتی که در دعوت اول مجمع، اکثریت اعضا حاضر نشوند، جلسه دوم به فاصله حداقل 15- 10 روز تشکیل شده و با حضور هر تعداد از اعضا، این جلسه رسمیت خواهد داشت.

وظایف مجمع عمومی عادی هیئت امنا:

 -انتخاب اعضای اصلی و علی البدل هیئت مدیره و بازرسان موسسه  
- استماع و رسیدگی به گزارش هیئت مدیره و بازرسان موسسه
- تعیین خط مشی کلی موسسه
- بررسی، تصویب و یا رد پیشنهادات هیئت مدیره ی موسسه
- تعیین عضو جانشین هیئت مدیره ی موسسه
- رسیدگی و تصویب ترازنامه و بیلان و همچنین تعیین و تصویب بودجه ی موسسه
- تامین زیان احتمالی موسسه
- عزل عضوی از هیئت امنا، هیات مدیره و بازرسان موسسه

  • هیئت موسس

مجموعه افرادی که بنیانگذاران موسسات، بنیادها و ساختارهای حقوقی غیرشرکتی(شخص حقوقی)، هستند.

هیات موسس پس از آنکه شخص حقوقی را بنیان گذاردند، آن را به ثبت رساندند و اولین مدیران و بازرسان و…را برای آن انتخاب کردند، کار و ماموریتشان به پایان می رسد.

  • هیئت رئیسه

اعضای هیات رئیسه - يك رئيس و يك نايب رئيس- كه بايد اشخاص حقيقي باشند با اعلام قبولی نامزدی خود در مجمع عمومی انتخاب می شوند و این افراد نباید از بین کاندیداهای هیات مدیره و بازرسان باشند.
البته رئیس هیات مدیره ی خیریه، رئیس هیات رئیسه ی مجمع عمومی خواهد بود، مگر آن که موضوع عزل یا انتخاب هیات مدیره بخشی از دستورکار مجمع باشد. 

مدت رياست رئيس و نايب رئيس هيئت مديره بيش از مدت عضويت آن‌ها در هيئت مديره نخواهد بود. همچنین هيئت مديره در هر زمان مي تواند رئيس و نايب رئيس هيئت مديره را از سمت هاي مذكور عزل كند.

مسئولیت دعوت و اداره ی جلسات هيئت مديره بر عهده هیئت رئیسه می باشد و هر گاه رئيس هيئت مديره موقتاً نتواند وظايف خود را انجام دهد وظايف او را نايب رئيس هيات مديره انجام خواهد داد.

  • خزانه دار

هیات مدیره در اولین جلسه ای که بعد از انتخاب شدن تشکیل می دهد، از بین اعضا یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب می کند که حدود و اختیارات ایشان طبق اصول اساسنامه موسسه و منطبق بر آئین نامه ای که به تصویب هیئت مدیره می رسد، تعیین می گردد. 

همچنین کلیه اسناد و اوراق بها دار و تعهد آور موسسه با امضاء مدیر عامل و خزانه دار معتبر خواهد بود، و در صورت نبود خزانه دار، ریئس هیئت مدیره یا نائب رئیس، حق استفاده از مهر موسسه را به نیابت از وی خواهند داشت .

  • بازرس قانونی

داشتن بازرس قانونی برای موسسات و اشخاص حقوقی غیر شرکتی، الزامی نیست اما اهمیت ابعاد مالی در مدیریت موسسات، آنقدر اهمیت دارد که تعداد زیادی از موسسات و ساختارهای حقوقی غیر شرکتی نیز امروزه برای خود بازرس قانونی تعیین می کنند.

هیئت مدیره در هر سال يک يا چند بازرس انتخاب مي كند تا طبق قوانین به وظايف خود عمل كنند. همچنین هیئت مدیره بايد يك يا چند بازرس علی البدل نيز انتخاب كند تا در صورت معذوريت، فوت، استعفا، سلب شرايط يا عدم قبول سمت توسط بازرس يا بازرسان اصلی، جهت انجام وظايف بازرسی دعوت شوند . انتخاب مجدد بازرس يا بازرسان در سال های بعد، بلا مانع می باشد .

وظایف بازرس

بازرس يا بازرسان مكلفند صحت صورت دارايی ها، صورت حساب های دوره ای عملكرد، حساب سود وزيان و... موسسه را بررسی و گزارش آن را برای تسليم به مجمع عمومی، تهيه كنند .

همچنین آن‌ها می توانند در هر زمان برای هرگونه رسيدگی و بازرسی لازم، اسناد، مدارک و اطلاعات مربوط به موسسه را از هیئت مدیره مطالبه و مورد رسيدگی قرار دهند .

چه کسانی نمي توانند به سمت بازرسی انتخاب شوند:

      -مديران و مدير عامل موسسه

      -خویشاوندان سببی و نسبی مديران و مدير عامل تا درجه ی سوم

      -هر كس كه خود يا همسرش از خویشاوندان سببی و نسبی مديران و مدير عامل تا درجه ي سوم بوده و حقوق دريافت  می کنند .

  • مدیر عامل "CEO"

هيئت مديره بايد حداقل يک نفر، شخص حقيقي را به مديريت عامل موسسه برگزيند و حدود اختيارات و مدت تصدي و حق الزحمهء او را تعيين كند، همچنین می تواند در هر زمان که لازم بداند مدير عامل را عزل نمايد.

مدير عامل، همزمان می تواند عضو هيات مديره نیز باشد و دوره مديريت عاملی وی از مدت عضويت او در هيات مديره بيشتر نمی تواند باشد. البته مدير عامل موسسه نمی تواند در عين حال رئيس هيات مديره ی همان موسسه نیز باشد مگر با تصويب سه چهارم آراء حاضرین در جلسه هیئت مدیره.

همچنین مدير عامل هر موسسه به عنوان عالی ‌رتبه‌ترین مسئول اجرایی یا عهده‌دار مدیریت تام موسسه، در حدود اختياراتی كه توسط هيئت مديره به او تفويض می کند، نماينده ی شركت محسوب می گردد و می باید روند فعالیت های موسسه را به هیئت مدیره گزارش ‌دهد. وی از طرف موسسه، حق امضا نیز دارد .

به‌طور معمول یک مدیر عامل، چند مدیر اجرایی تابع دارد، که هر یک مسئولیت‌های کاربردی ویژه خود را دارند. برخی از آن‌ها عبارتند از :

مدیر ارشد مالی، مدیر ارشد بازاریابی، مدیر ارشد فروش (CSO)، مدیر ارشد فناوری اطلاعات (CIO)، مدیر ارشد ارتباطات یا مدیر روابط عمومی (CCO)، مدیر ارشد اداری (CAO)، مدیر ارشد منابع انسانی (CHRO)، مدیر ارشد تدارکات (CPO) و مدیر ارشد آموزش (CLO)

  • هیات مدیره

هیات مدیره به عنوان اصلی ترین رکن اداره کننده ی موسسات، ایفای نقش می کند.

در بعضی از ساختارهای حقوقی غیر شرکتی، وظایف هیئت مدیره را هیئت امناء عهده دار هستند و هیئت امناء یکی از افراد عضو خود یا حتی خارج از عضو خود را به عنوان مدیر یا رئیس هیئت مدیره انتخاب می کند.

اعضای علی البدل هیئت مدیره

موسسات غیرانتفاعی اغلب دارای هیات مدیره ای مرکب از 7 نفرعضو اصلی و 2  نفر عضو علی البدل خواهد بود که توسط هیات امنای خیریه برای مدت معین انتخاب میشوند.

عضو علی البدل هیات مدیره تا زمانی که طبق تشریفات قانونی و برابر اساسنامه موسسه یا شرکت، به عضویت اصلی هیات مدیره در نیامده باشد هیچ نقش، مسئولیت و حقوقی در اداره موسسه و تصمیمات و فعالیت های آن نخواهد داشت.

هیئت مدیره موسسه می تواند عضو علی البدل هیات مدیره را به عنوان کارشناس، جهت مشورت و بهره مندی از دانش و تجربه وی طرف همکاری یا شور قرار دهد، ولی نمی تواند او را به عنوان عضو علی البدل هیات مدیره به جلسات هیئت مدیره دعوت کند و یا او را به عنوان عضو علی البدل هیات مدیره در تصمیمات و فعالیت های شرکت دخالت دهد.

معمولاً مجمع عمومی، تعداد اعضای علی البدل هیئت مدیره را در شرکت و موسساتی که ۵ نفر عضو اصلی هیئت مدیره دارند ۳ نفر و در شرکت و موسساتی که ۳ نفر عضو اصلی هیئت مدیره دارند ۲  نفر انتخاب می کند و اسامی آنان نیز همراه با اسامی اعضای اصلی هیئت مدیره به اداره ثبت شرکتها ارائه و در روزنامه رسمی آگهی می شود. 

وظایف و مسئولیت های هیئت مدیره

مسئولیت هیئت مدیره به شرح زیر است:

  • تهیه و ارائه چشم انداز سازمانی

 که به طور صحیح بازگوکننده و معرف خدمات موسسه باشد.

اعضای هیات مدیره مسئول تعیین بیانیه مأموریت موسسه هستند و تنظیم تمام اهداف موسسه در راستای این بیانیه صورت می گیرد. البته هیئت مدیره می تواند بیانیه ماموریت را پس از مشورت دقیق با سایر اعضا تغییر دهد.

 همه موسسات بزرگ دارای بیانیه مأموریت هستند، و ایجاد یک بیانیه مأموریت باید یکی از اولین مواردی می باشد که هیئت مدیره موسسات کوچک نیز برای آن برنامه ریزی می کنند.

  • اتخاذ تصمیمات و تصویب آنها در جهت حفظ منافع

 ذینفعان موسسات مردم نهاد را کارکنان آن مجموعه، مددجویان و جامعه تشکیل می دهند.

هیئت مدیره از طرف تمام ذینفعات در تصمیم گیری های کلی سیاست ها و همچنین نظارت بر اعمال مدیران، شرکت می کند. هیئت مدیره وفادار به ذینفعان می باشد؛ به این معنی که هیئت مدیره مسئولیت های مالی و... را به عهده دارد تا موسسه بتواند به طور کارا و موثر در پی اثرگذاری بیشتر مسئولیت اجتماعی خود گام بردارد.

  • بررسی عملکرد مدیرعامل

اگرکه مدیرعامل در سطح مورد انتظار موسسه نباشد، هیئت مدیره مسئول انتخاب و انتصاب مدیر عامل جدید می باشد.

  • گزارش عملکرد سازمان

مباحث گزارش جلسه هیئت مدیره شامل : حسابرسی مالی، بودجه بندی و هر گونه سیاست سازمانی که ممکن است به تصویب برسد، می باشد.

  • مدیریت موثر منابع

مدیریت منابع به صورت موثر و کارا زمانی انجام پذیر خواهد بود که منابع کافی برای حفظ و یا عملیاتی کردن اهداف موسسه وجود داشته باشد. و هیئت مدیره با سیاست ها و استراتژی های متناسب با اهداف سازمانی موسسه، برای جلب و جذب این منابع تلاش می کند.

  • برگزاری جلسات با آمادگی قبلی

از هریک از اعضا هیئت مدیره انتظار می رود تمام توان خود را در جهت انجام وظایف سازمانی خود بکار گرفته، و قبل از تشکیل جلسات هماهنگی های لازم را انجام دهند و در تمام جلسات حاضر و به صورت فعالانه شرکت نمایند.

آماده سازی ممکن است شامل بررسی اسناد مالی، گزارش سالانه، انجام تحقیقات و پژوهش های مقایسه ای، مرور روزنامه ها و مجلات هم صنف باشد.

در هر صورت، هر یک ساعت جلسه هیئت مدیره، مستلزم آماده سازی 3 ساعته قبلی در رابطه با مسائل ومباحثی می باشد که طی جلسه مطرح خواهد شد.  و باید دانست، آمادگی برای جلسات هیئت مدیره، به راحتی انجام نمی شود.

شرایط عضویت در هیئت مدیره موسسات مردم نهاد

بسیاری از موسسات مردم نهاد به داوطلبان عضویت درهیئت مدیره موسسه خود، با رویی باز خوش آمد می گویند، به علاوه عضویت در هیئت مدیره موسسات مردم نهاد برای داوطلبین فرصت بسیار خوبی است چراکه تجربه خدمت در هیئت مدیره موسسات غیر انتفاعی می تواند بعد ها منجر به عضویت در هیئت مدیره شرکت های انتفاعی و سودآور شود، که خود می تواند به عنوان هدفی حرفه ای و پر سود در نظر گرفته شود.

هیئت مدیره یک موسسه کوچک ممکن است از اعضای خانواده تشکیل شوند که همزمان مدیریت کسب و کار دیگری را نیز به عهده دارند، چرا که اعضای هیئت مدیره موسسات مردم نهاد به عنوان عضویت، حقوقی دریافت نمی کنند. اما برعکس در شرکت های بزرگ سودآور، اعضای هیئت مدیره باید تخصص خاصی در امور مالی، صنعت، حقوق و یا قانون کسب و کار داشته باشند که در قبال آن حقوق و یا سهام دریافت می کنند.

 اگر هر شرکتی، تیم مدیریتی قوی داشته باشد، اعضای هیئت مدیره می توانند سبب شهرت آن شرکت، در دنیای کسب و کار شوند. چراکه هیئت مدیره از افرادی تشکیل شده که در زمینه های متنوعی کار کرده و تجربه دارند و این تجارب می تواند بینش و چشم انداز آینده شرکت را رقم بزند.

پیش نیازهای عضویت در هیئت مدیره

فاکتورهای متعددی که بطور معمول در همه افرادی که تجربه عضویت در هیئت مدیره را دارند، عبارتند از :

  • توانایی برقراری ارتباط با دیگران

یک عضو هیئت مدیره واجد شرایط نه تنها باید بتواند رابطه خوبی با مدیر عامل شرکت برقرار کند، بلکه باید بتواند رابطه کاری و دوستانه ای با سایر اعضای هیئت مدیره نیز برقرار کرده و آن را حفظ کند. همچنین باید بتواند به صورت کاملا دیپلماتیک نظرات دیگران را شنیده و آگاهانه آن را به بقیه گروه منتقل سازد.

  • تخصص مالی

یک عضو هیئت مدیره خوب باید به اطلاعات و دانش مالی اولیه از جمله چگونگی خواندن ترازنامه، گزارش سود و زیان، اسناد نقدی و اسناد حسابرسی عمومی آگاهی داشته باشد.

و قبل از حضور در جلسه هیئت مدیره، باید تمام اطلاعات مربوطه، از جمله صورتهای مالی، را بررسی کند.

  • تجربه شخصی

با توجه به وضعیت فعلی یا نیاز به یک شرکت، از یک عضو هیئت مدیره انتظار می رود که ویژگی های مختلفی داشته باشد.

بطور مثال، اگر یک موسسه در حال تغییر و رفتن به وضعیت عمومی و همگانی باشد، یک مدیر با تجربه ی IPO (پیشنهادات عمومی اولیه) قادر خواهد بود پیشنهادات و بینش ارزشمندی، ارائه دهد.

و اگر یک شرکت در وضعیت بد و بحرانی قرار بگیرد، یک مدیر با پیشینه ای قوی کار با شرکت هایی که در حال چرخش و تکامل هستند، با ارائه تجارب خود به عنوان یک دارایی، در هیئت مدیره هر شرکتی، به حساب می آید.

  • دسترسی به منابع مختلف

دسترسی به منابع شامل ارتباطات دولتی، روابط حرفه ای، همکاران گذشته و حال، وکیل، حسابدار، مشاور و غیره می باشد. افراد با نفوذ و دارای ارتباطات و منابع، می توانند شرکت و سایر اعضای هیئت مدیره را به منبع دیگر معرفی و سفارش  کنند یا اینکه خود به عنوان منبعی شخصی عمل کنند.

  • امانت داری

اعضای هیئت مدیره، مسئولیت حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه در امور مالی و الزامات قانونی موسسه را نیز به عهده دارند. آنها باید با حسن نیت و سطح معقولی از مراقبت و امانت داری عمل کنند و نباید منافع متفاوتی داشته باشند. به این معنا که، منافع موسسه باید بر منافع شخصی اعضای هیئت مدیره ارجحیت داشته باشد.

تنوع در مهارت های هیئت مدیران = عملکرد بهتر هیئت مدیره ؟

در پایان باید متذکر شد، تصور اینکه " وجود مهارت های متنوع در هیئت مدیره هر شرکتی عملکرد بلندمدت آن را بهبود می بخشد." ، لزوما درست نیست.

مرکز مطالعات علمی-مدیریتی دانشگاه Drexel،طی مطالعات سالانه خود توسط اساتید و دانشگاهیان فعال در رشته های مالی و اقتصادی با ارائه تحلیلی از مطالعات اخیر و تحقیقات تجربی خود در اداره امور شرکت ها و موسسات مقاله ای را ارائه نموده اند با عنوان "مجموعه مهارت های مدیران" که روش تجزیه و تحلیل داده ها را برای بررسی نحوه گزینش مهارت های مدیران درحوزه های کاری مختلف بیان می کند.

در این مقاله ابتدا نویسندگان با دو فرض به بحث و بررسی پرداخته اند، یکی اینکه "وجود تنوع مهارتها در هیئت مدیره موسسات مهم نیست" و دیگر این که "تنوع مهارت به طور طبیعی به عنوان یک ویژگی مهم در تجزیه و تحلیل عملکرد هر هیئت مدیره در نظر گرفته می شود" و نتایج حاصله و یافته های کلیدی این تحقیق را به شرح زیر بیان کرده اند:

عملکرد شرکت ها و موسسات به طور فزاینده ای با "اشتراک و همپوشانی مهارت ها" در مجموعه هیئت مدیره و بین مدیران داخلی و خارجی موسسه ارتباط دارد.

در حقیقت، بین تنوع مهارت و عملکرد موسسه ارتباط منفی وجود دارد. و این نتیجه کاملا بر خلاف فرضیه و ادعای "تنوع مهارت عملکرد را بهبود می بخشد" می باشد.

همچنین نویسندگان اظهار داشتند که تنوع مهارت ها سبب تصمیم گیری موثر کمتری می شود چراکه در مدیران اشتراکات زمینه ای کمتری وجود دارد. بنابراین عدم آشنایی با مهارت های دیگر و همچنین عدم وجود اشتراکات زمینه ای بین اعضا سبب خواهد شد که اعضا نتوانند یکدیگر را به چالش کشیده و در بحث‌ها شرکت ‌کنند،اعضای هیئت مدیره زمانی موجب حفظ استانداردهای عملکردی موسسه خواهند شد که بتوانند یکدیگر را به پاسخگویی وادارند.

در هر صورت بحثی که وجود دارد این است که :

در هیئت مدیره موسسات، مهم ترین بحث "همپوشانی مهارت ها" و "کیفیت تصمیم گیری های بالقوه" است تا تعداد تخصص های موجود در آن.

این لزوما متناقض با این ادعا نیست که تنوع مهارت ها خوب است، بلکه تفاوت در کلمه "مجموعه" است. 

وجود مجموعه ای از مهارت ها در هیئت مدیره لازم است تا بتواند منجر به بحث و تصمیم گیری با کیفیت بالاتر شود. 

مدیران جدید نیز باید با "مجموعه ای از مهارت ها" استخدام شوند تا همپوشانی قوی بین مهارت های مدیران خارجی و داخلی تقویت شود.

  •  برای مطالعات تکمیلی در ارتباط با موضوع "هیئت مدیره" می توانید به مقالات دیگر منتشر شده در وب سایت "ویکی نیکی" مراجعه بفرمایید.

- انتخاب دقیق اعضای هیئت مدیره، بهترین راه بهبود عملکرد موسسات خیریه

- سلسله مراتب هیئت مدیره در موسسات خیریه

  •  به نظر شما اعضای هیئت مدیره موسسات باید دارای چه مهارت هایی باشند؟ با نوشتن دیدگاه خود ما را در تکمیل این مقاله یاری کنید.

 فاطمه ولی محمدی

 

 

دیدگاه خود را بنویسید

دیدگاه پس از تائید مدیریت منتشر می شود.