استفاده از روش‌های مدیریتی در فعالیت‌های داوطلبانه، علاوه بر اینکه سبب تکامل موسسات خیریه می‌شود، پاسخگوی توقعات و انتظارات نیکوکاران خواهد بود.

 ارائه استراتژی های مدیریتی «فعالیت های داوطلبانه» که بر اساس وجود نیکوکاران و به اشتراک‌گذاری تجارب آن‌ها، پایه‌ریزی می‌شود، به عنوان بهترین شیوه گسترش برنامه های داوطلبانه در سال 2018 شناخته می‌شوند.
سازمان‌هایی که روش‌های مدیریتی موثر و موفقیت آمیز دارند، مطمئناً از فناوری‌های امروزی استفاده می‌کنند، سازگاری و انعطاف پذیری بیشتری در مقابل تغییرات دارند، نیروهای داوطلب بیشتری را جذب و حفظ می‌کنند و همچنین بیشترین تاثیر و ارتباط متقابل را با داوطلبان خواهند داشت. پس برای آشنایی با راهکارهای مدیریتی کارآمد در فعالیت های داوطلبانه، تا پایان این نوشتار، با ما همراه باشید :  

  • ارائه استراتژی های مدیریتی با هدف حل مسائل

 اولین تجربه مدیریت فعالیت‌های داوطلبانه، جزئی کلیدی در مدیریت موثر، در فعالیت‌های آینده هر موسسه خواهد بود. تعیین اهداف سازمانی و حل مشکلات آن به عهده مدیریت سازمان خواهد بود. اما بدون در نظر گرفتن اهداف و استراتژی های مدیریتی، چگونه موفقیت‌ها و نیازها در آینده تعیین خواهد شد؟ 10‌استراتژی مدیریتی موثر که می‌تواند مسائل را حل و فصل کند، عبارتند از:

  1. ارزیابی و سنجش مستمر فعالیت‌ها، جهت ارتقا و پیشرفت سازمان 
  2. به‌روزرسانی مداوم شیوه جذب نیروی داوطلب برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان
  3. افزایش ارتباطات موثر
     عدم رضایت داوطلبان، به دلیل یک‌سری برنامه‌ها و فرآیندهای درون‌سازمانی و کمبود ارتباط موثر سازمان با آن‌ها است.
  4. تبدیل داوطلبان به نیکوکاران و بالعکس
  5. اتوماسیون‌سازی فرآیند امور اداری:
     انجام کارهای اداری به صورت دستی، سبب عدم کارایی فعالیت‌ها و خطا در ثبت و ضبط آنها می‌شود.
  6. داشتن فرایندی سازمان‌یافته، کارا و موثر:
     فرآیند کنونی موسسات خیریه، به‌گونه‌ای نیست که داوطلب بتواند تاثیر چشمگیری بر پیشبرد اهداف سازمانی آنها، داشته باشد.
  7. ایجاد تعهد در داوطلبین
  8. هماهنگی بین داوطلبان و کارکنان داخلی سازمان:
     فرآیند فعلی موسسات خیریه، سبب عدم هماهنگی بین داوطلب و کارکنان داخلی سازمان و در نتیجه عدم کارآیی فعالیت‌ها خواهد شد.
  9. وقوف کامل بر ارزش و هزینه بالای فرصت‌ها
  10. ایجاد ارتباط و استفاده از تجارب و دانش داوطلبان:
     اطلاعات و دانش داوطلبان به راحتی به دست نیامده و بدون ارتباط موسسات با آنها نیز در دسترس نخواهد بود.
  •  تبدیل داوطلبان به حامیان دائمی و همیشگی
    امروزه، یکی از مهم‌ترین اهداف موسسات خیریه، افزایش تعداد داوطلبین است. موسسات تلاش می‌کنند تا داوطلبین خود را افزایش داده و به این ترتیب بر طبقات ضعیف و پایین دست جامعه نیز تاثیرگذار باشند.
    شیوه های متعددی وجود دارد که مخاطبان موسسات، بتوانند به داوطلبین حمایت‌کننده تبدیل و جذب شده و بیشترین تاثیر ممکن را بر سازمان داشته باشند. در اینجا به 8 روش ممکن اشاره می کنیم :
  • موسسات خیریه باید مفهوم کلیدی از برنامه و اهداف سازمانی‌شان را  آموزش دهند. (برنامه ریزی و اجرا).
  • موسسات باید انگیزه داوطلبان را افزایش دهند. البته این کار بر روی خود موسسه نیز تاثیرات مثبتی از قبیل فرصت توسعه مهارتها و تاکید بر نقش رهبری آنها، خواهد داشت.
  • موسسات باید با تشویق داوطلبان برای اینکه آنها نیز نقش بیشتری در مشارکت‌های سازمانی داشته باشند، همانند جذب کمک از دوستان و خانواده‌هایشان، فعال باشند.
  • خیریه‌ها باید با ایجاد محیط رقابتی دوستانه، فرصت‌های سرگرم کننده و موثرتری برای داوطلبان  خلق کنند.
  • موسسات خیریه باید روی بازگویی فعالیت‌های خیرخواهانه خود، تمرکز کرده و ترسیم چشم اندازی روشن از نتایج فعالیت‌های داوطلبانه، را به داوطلبان ارائه دهند.
  • موسسات خیریه باید فعالیت‌های خود را بر اساس آنچه داوطلبین و حامیان اهدا می‌کنند، برنامه‌ریزی و بهینه سازی کنند.
  • خیریه‌ها باید محیطی پذیرا و استقبال کننده برای داوطلبین خود، ایجاد کنند.
  • کارکنان داخلی باید برای چگونگی ارتباط با داوطلبین، آموزش ببینند.

  • مدیریت داوطلبان، فرصتی برای تبدیل آن‌ها به حامیان مالی 

بسیاری از موسسات خیریه فراموش می کنند که داوطلبان، همان افرادی هستند که اموال خود را به موسسه اهدا کرده‌اند. خیریه‌هایی که از استراتژی های مدیریت فعالیت‌های داوطلبانه استفاده نمی‌کنند، برای پیدا کردن راه‌های ارتباطی موثر بین خیرین مالی و آنانکه زمان خود را صرف سازمان می‌کنند، فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهند. بنابراین باید شیوه‌های "مدیریت داوطلبانه" اشاره شده در ذیل را برای ارتقا موسسه خود بکار گیرند:

  1. ادغام تجارب و داده‌های مدیریتی با اطلاعات نیکوکاران و CRM،در فعالیت‌های داوطلبانه
  2. مدیریت اطلاعات و ارتباطات داوطلبین به عنوان یک فرصت مالی
  3. استفاده از نرم افزارهای مدیریتی نوین در جهت بهینه‌سازی زمان کارکنان و ایجاد روابط موثر در تبدیل مخاطبین به خیرین

  • شناسایی اولویت ها

فرآیند تشخیص اولویت‌ها در فعالیت‌های داوطلبانه، در سال 2018 به یکی از بهترین شیوه‌های مدیریت فعالیت‌های داوطلبانه تبدیل شده است.

داوطلبین امروزی به عنوان یک نیکوکار، خواهان این هستند که ارزش زمانی که صرف می‌کنند و مسئولیتی که به عهده می‌گیرند، توسط موسسات خیریه به خوبی درک شود.
 ارائه برنامه‌های مشخص موسسه به داوطلبین، یکی از بهترین شیوه‌های ارتباطی موثر است که نیکوکاران حس نکنند، نادیده گرفته شده‌اند و نقشی در موسسه ندارند. چندین روش مناسب جهت قدردانی از فعالیت‌های داوطلبین عبارتند از:

  1. ارائه گزارش پی‌گیری‌ها و اقدامات داوطلبین، برای رسیدن موسسه به نقاط قوت مشخص 
  2. ارسال پیام تبریک و حتی تمجید از داوطلبین در مناسبت‌های مختلف، من جمله روز تولد و یا روز جهانی فعالیت ‌های داوطلبانه
  3. ارائه گزارش از برنامه ماهانه موسسه، به داوطلبین
  4. به اشتراک‌گذاری داستان موفقیت داوطلبین و رسیدن موسسه به اهداف خود، در شبکه های اجتماعی
  5. دعوت از حمایت‌کنندگان برتر به مناسبت‌های ویژه در شبکه‌های اجتماعی
  6. ارائه کارت هدیه و... به داوطلبین در مقابل زمانی که برای موسسه صرف می‌کنند

    همان طورکه جهان اطراف ما در حال تغییر و تکامل است. فعالیت های داوطلبانه و نیکوکارانه هم روز به روز تکامل می یابند.
    نیکوکاران امروز توقع دارند، به چشم خود ببینند موسسات خیریه، مراقب و امانت دار زمانی باشند که داوطلب صرف کمک تا موسسه خیریه به اهداف سازمانی‌اش نزدیک شود.
     بنابراین استفاده از استراتژی‌های مدیریتی مناسب، جهت فعالیت‌های داوطلبانه می‌تواند در جذب داوطلبین و همچنین بهینه کردن فعالیت‌های موسسات، موثر واقع شود. 

 نویسنده: اریک برگر

 مترجم: فاطمه ولی محمدی