ویکی نیکی

راهنمای هوشمند نیکوکاری

مدیریت فعالیت های داوطلبانه 2018

 

بهترین روش های مدیریتی در فعالیت های داوطلبانه، پاسخگوی انتظارات و توقعات نیکوکاران هستند و در نتیجه سبب تکامل موسسات خیریه می شوند.

 هدف نهایی از فعالیت های داوطلبانه : به وجود آوردن تجارب مفید در داوطلبان و مشاهده بازخورد انجام فعالیت های داوطلبانه در جامعه، به شیوه ای سازمان یافته و کارآمد ."

سازمان هایی که روش های مدیریتی موثر و موفقیت آمیز دارند، مطمئناً از تکنولوژی های امروزی استفاده می کنند و سازگاری و انعطاف پذیری بیشتری در مقابل تغییرات دارند، در نتیجه نیروهای داوطلب بیشتری را جذب و حفظ کرده و همچنین بیشترین تاثیر و ارتباط متقابل را با داوطلبان خواهند داشت.

 راهکارهای مدیریتی فعالیت های داوطلبانه در سال 2018 :

1.ارائه استراتژی های مدیریتی با هدف حل مسائل

 اولین تجربه مدیریت فعالیت های داوطلبانه، جزئی کلیدی در مدیریت موثر، در فعالیت های آینده هر موسسه خواهد بود.

 تعیین اهداف سازمان و حل مشکلات آن به عهده مدیریت خواهد بود. اما مدیریت، بدون در نظر گرفتن اهداف و استراتژی های مدیریتی، چگونه موفقیت ها و کمبودها را در آینده تعیین خواهد کرد؟

 10 استراتژی مدیریتی موثر که می تواند مسائل را حل و فصل کند:

  1. ارزیابی و سنجش مستمر فعالیت ها، جهت ارتقا و پیشرفت سازمان 
  2. به روزرسانی مداوم روند و شیوه جذب نیروی داوطلب برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان
  3. بیشتر کردن ارتباطات موثر بین سازمانی : عدم رضایت و خشنودی داوطلبان، به دلیل یک سری برنامه ها و فرآیندهای درون سازمانی و کمبود ارتباط موثر با آن ها است.
  4. تبدیل داوطلبان به خیرین و نیکوکاران و بالعکس.
  5. اتوماسیون سازی فرآیند انجام کارهای اداری : انجام کارهای اداری به صورت دستی، سبب عدم کارایی فعالیت ها و خطا در ثبت و ضبط آنها می شود.
  6. داشتن فرایندی سازمان یافته، کارا و موثر : فرآیند کنونی سازمان های خیریه در حال حاضر به گونه ای نیست که داوطلب بتواند تاثیری چشمگیری بر پیشبرد اهداف سازمانی داشته باشد.
  7. ایجاد تعهد در داوطلبین
  8. هماهنگی بین داوطلبان و کارکنان داخلی سازمان : فرآیند فعلی موسسات باعث عدم هماهنگی بین داوطلب و کارکنان داخلی سازمان و در نتیجه عدم کارآیی فعالیت ها خواهد شد.
  9. وقوف کامل بر ارزش و هزینه ی بالای فرصت ها 
  10. ایجاد ارتباط و استفاده از تجارب و دانش داوطلبان : اطلاعات و دانش داوطلبان به راحتی به دست نیامده و بدون ارتباط با آنها نیز در دسترس نخواهد بود.

 

2. تبدیل داوطلبان به حامیان دائمی و همیشگی 

امروزه، یکی از مهم ترین اهداف موسسات خیریه، افزایش تعداد داوطلبین است. موسسات تلاش می کنند تا داوطلبین خود را افزایش داده و به این ترتیب بر طبقات ضعیف و پایین دست جامعه نیز تاثیر بگذارند.

شیوه های متعددی وجود دارد که داوطلبین بتوانند به داوطلبین حمایت کننده تبدیل و سپس جذب شده و بیشترین تاثیر ممکن را بر سازمان داشته باشند.

در اینجا به 8 روش ممکن اشاره می کنیم :

  1. موسسات خیریه باید مفهوم کلیدی از برنامه و اهداف سازمانی شان را  آموزش دهند. (برنامه ریزی و اجرا).
  2. موسسات باید انگیزه ی داوطلبان را افزایش دهند. البته این کار بر روی خود موسسه نیز تاثیرات مثبتی از قبیل فرصت توسعه مهارتها و تاکید بر نقش رهبری آنها، خواهد داشت.
  3. موسسات باید با تشویق داوطلبان برای جذب کمک از دوستان و خانواده هایشان در مشارکت های سازمانی، نقش بیشتری داشته باشند.
  4. خیریه ها باید با ایجاد یک محیط رقابتی دوستانه ، فرصت های سرگرم کننده ای را خلق کنند.
  5. موسسات خیریه باید روی بازگویی داستان های واقعی از فعالیت های خیرخواهانه خود، تمرکز کرده و چشم اندازی روشن از نتایج متعهد شدن داوطلبان، برای آن ها ارائه دهند.
  6. موسسات خیریه باید فعالیت های خود را بر اساس آنچه داوطلبین و حامیان اهدا می کنند، برنامه ریزی و بهینه سازی کنند.
  7. خیریه ها باید محیطی پذیرا و استقبال کننده از داوطلبین، ایجاد کنند.
  8. کارکنان داخلی برای چگونگی کار کردن و ارتباط با داوطلبین باید آموزش ببینند.

 

3. مدیریت داوطلبان به عنوان فرصتی برای تبدیل آن ها به حامیان مالی 

بسیاری از موسسات خیریه فراموش می کنند که داوطلبان اغلب همان افرادی هستند که اموال خود را به موسسه اهدا کرده اند.

خیریه هایی که از استراتژی های مدیریت فعالیت های داوطلبانه استفاده نمی کنند، برای پیدا کردن ارتباط موثر بین خیرینی که زمان خود را هدیه و صرف سازمان می کنند و خیرین مالی، زمان زیادی را از دست می دهند.

 شیوه های "مدیریت داوطلبانه" برای ارتقا موسسه:

  1. ادغام داده های مدیریت فعالیت های داوطلبانه با داده ها و اطلاعات نیکوکاران و CRM.
  2. مدیریت اطلاعات و ارتباطات داوطلبین به عنوان یک فرصت مالی
  3. استفاده از یک نرم افزار مدیریتی در جهت بهینه سازی زمان کارکنان و ایجاد روابط و تبدیل داوطلبین به نیکوکاران 

4.شناسایی اولویت ها

فرآیند تشخیص اولویت ها، در سال 2018 به یکی از بهترین شیوه های مدیریت فعالیت های داوطلبانه تبدیل شده است.

همانطور که قبلاً اشاره شد، داوطلبین امروزی به عنوان یک نیکوکار خواهان این هستند که ارزش زمانی که صرف می کنند و مسئولیتی که به عهده می گیرند، به خوبی درک شود. ارائه برنامه های مشخص به داوطلبین، یکی از بهترین شیوه های ارتباطی موثر است که نیکوکاران حس نکنند، نادیده گرفته شده اند.

 چندین روش مناسب جهت قدردانی از داوطلبین :

  1. پیگیری و قدردانی از داوطلبین، برای رسیدن موسسه به نقاط قوت مشخص در برنامه سازمان
  2. ارسال پیام تبریک و حتی تمجید از داوطلبین در مناسبت های مختلف، من جمله روز تولد و یا سالروز فعالیت داوطلبانه وی
  3. در جریان قرار دادن داوطلبین از برنامه های ماهانه موسسه
  4. به اشتراک گذاری داستان موفقیت داوطلبین و رسیدن به اهداف، در شبکه های اجتماعی
  5. دعوت از حمایت کنندگان برتر به مناسبت های ویژه در شبکه های اجتماعی
  6. ارائه کارت هدیه و بن، به داوطلبین در مقابل زمانی که برای موسسه صرف می کنند

 

ارائه استراتژی های مدیریتی "فعالیت های داوطلبانه" که بر اساس وجود نیکوکاران و به اشتراک گذاری تجارب آن ها، پایه ریزی می شود، به عنوان بهترین شیوه ی گسترش و حفظ برنامه های داوطلبانه در سال 2018 شناخته می شوند.

 

همان طورکه جهان اطراف ما در حال تغییر و تکامل است. فعالیت های داوطلبانه و نیکوکارانه هم روز به روز تکامل می یابند.

نیکوکاران امروز توقع دارند، که به چشم خود ببینند موسسات خیریه، مراقب و امانت دار زمان آنها هستند، زمانی که داوطلب صرف کمک به موسسه خیریه در جهت رسیدن به اهداف سازمانی می کند. بنابراین استفاده از استراتژی های مدیریتی مناسب جهت فعالیت های داوطلبانه می تواند در جذب داوطلبین و همچنین بهینه کردن فعالیت های موسسات موثر واقع شود. 

 

 

 نویسنده : اریک برگر

 مترجم: فاطمه ولی محمدی

English

دیدگاه خود را بنویسید

دیدگاه پس از تائید مدیریت منتشر می شود.