شما تلاش‌های زیادی را برای جذب داوطلبان جدید به منظور افزایش تأثیر مؤسسه خیریه خود انجام داده‌اید. حال زمان آن رسیده است تا در مورد اینکه چه تلاش‌هایی می‌توانید برای حفظ و تقویت روابط با داوطلبان انجام دهید توجه کنید.
حفظ داوطلبان به مؤسسه خیریه شما دسترسی به حمایت مستمر و ماهرانه آنها برای کمک به پروژه‌ها و برنامه‌هایتان می‌دهد. یکی از راه‌های مطمئن برای حفظ داوطلبان ارائه بهترین تجربه ممکن به آنها است.
شاید فکر کنید وظایفی که نیاز به داوطلب دارید ساده، خسته‌کننده و جذاب نیستند. اما می‌توانید با تمرکز بر عوامل قابل کنترل مانند آموزش و قدردانی، تجربه داوطلبانه را عالی طراحی کنید. در ادامه به بررسی مبانی و راهکارهای مؤثر حفظ داوطلبان می‌پردازیم تا بفهمیم چه عواملی تجربه داوطلبانه را شاداب و جذاب می‌سازند.
اصول اساسی حفظ داوطلبان
موسسات غیرانتفاعی به دنبال ایجاد تاثیرات اجتماعی مثبت هستند، اما حتی موسسات بهترممول نیز نمی‌توانند بدون کمک بتوانند همه کارها را انجام دهند. اینجاست که داوطلبان شما وارد عمل می‌شوند: آنها به پیشبرد برنامه‌های شما کمک می‌کنند، منابع مالی مورد نیاز را جمع‌آوری می‌کنند و حتی مسئولیت‌های روزمره سازمان را بر عهده می‌گیرند.
برای اطمینان از اینکه برنامه داوطلبان شما بر اساس اصول سالمی اداره می‌شود، بیایید به تعدادی سوال که موسسات غیرانتفاعی اغلب در مورد حفظ داوطلبان و تاثیر آن بر سازمان مطرح می‌کنند، بپردازیم.
حفظ داوطلبان چیست؟
حفظ داوطلبان نرخی است که داوطلبان به کار با سازمان شما ادامه می‌دهند. این نرخ می‌تواند بر اساس سالانه یا حتی از یک فرصت داوطلبی به فرصت داوطلبی بعدی محاسبه شود، به توجه به نیازها و مقیاس فعالیت‌های سازمان شما.
برای محاسبه نرخ حفظ داوطلبان در سال جاری سازمان خود، به سادگی تعداد داوطلبانی که در حال حاضر با سازمان شما همکاری می‌کنند را تقسیم بر تعداد داوطلبان فعالی که در ابتدای سال داشتید، کنید. سپس این عدد را در 100 ضرب کنید تا درصد را بدست آورید.
([تعداد داوطلبان فعلی] / [تعداد داوطلبان در ابتدای سال]) × 100 = نرخ حفظ داوطلبان
می‌توانید از این فرمول ساده برای تعیین نرخ حفظ داوطلبان بر اساس ماه، سه‌ماهه یا از یک فعالیت داوطلبی به فعالیت داوطلبی دیگر استفاده کنید.
چرا حفظ داوطلبان مهم است؟
همانند حامیان مالی شما، استخدام داوطلبان زمان و منابعی را می‌طلبد که کارکنان شما می‌توانند به انجام هدف سازمان تخصیص دهند. وقتی داوطلبان به طولانی مدت در سازمان شما باقی می‌مانند، نیازی به اختصاص زمان و زحمت بیشتر برای استخدام و آموزش داوطلبان جدید ندارید، زیرا در حال حاضر یک تیم قابل اعتماد در دسترس دارید.
موسسات غیرانتفاعی که داوطلبان را برای چندین سال حفظ می‌کنند، می‌توانند از مزایای متنوع دیگری برخوردار شوند، مانند:
- تبدیل داوطلبان به حامیان مالی. بسیاری از موسسات غیرانتفاعی اغلب داوطلبان و حامیان مالی خود را به عنوان دو گروه مجزا از حامیان می‌بینند. با این حال، داوطلبان پرشور شما معمولاً می‌توانند به عنوان حامیان قابل اعتمادی تبدیل شوند، همانطور که حامیان مشارکت‌کننده می‌توانند در برنامه داوطلبان شما شرکت کنند.
- فرصت‌های راهنمایی و مشاوره. داوطلبان نیاز به آموزش دارند تا قبل از شروع به کمک به موسسه غیرانتفاعی شما، مهارت‌های لازم را کسب کنند. وقتی یک تیم قابل اعتماد از داوطلبان با سابقه سال‌ها خدمت در اختیار داشته باشید، می‌توانید به آنها برای راهنمایی داوطلبان جدیدتر اعتماد کنید. داوطلبان با تجربه می‌توانند نکات و ترفندهایی که در طول زمان به دست آورده‌اند را به اشتراک بگذارند و به داوطلبان جدید در جامعه حامیان شما خوش‌آمدی داشته باشند.
- قابلیت اعتماد. گاهی اوقات یک داوطلب برنامه‌ریزی شده است که حاضر شود، اما در نهایت حاضر نشود. وقتی شما یک پایگاه قابل اعتماد از داوطلبان قابل اعتماد دارید، احتمالاً نرخ پاسخ بهتری خواهید داشت وقتی درخواست آخرین لحظه‌ای برای کمک در پوشش شیفت ارسال می‌کنمایید.
به خاطر داشته باشید که داوطلبان بخش اساسی جامعه غیرانتفاعی شما هستند. هرچه این جامعه بزرگتر، فعال‌تر و متعهدتر باشد، فرصت‌های بیشتری برای رشد، پیشرفت و دستیابی به هدف سازمان غیرانتفاعی شما خواهید داشت.
چگونه می‌توان میزان حفظ داوطلبان در موسسه غیرانتفاعی خود را افزایش داد؟
حفظ داوطلبان یک پروژه کوتاه مدت نیست، بلکه یک فرآیند پیوسته است که موسسات غیرانتفاعی باید به طور منظم آن را پیگیری کنند. برای افزایش نرخ حفظ داوطلبان در موسسه غیرانتفاعی خود، به دقت به ساختار فعلی برنامه داوطلبان خود، نیازهای موسسه غیرانتفاعی از برنامه داوطلبان خود و اینکه آیا استراتژی‌های شما به شما کمک می‌کنند تا این نیازها را برآورده کنید و در عین حال تجربه مثبتی برای داوطلبان ایجاد کنید، نگاهی دقیق داشته باشید.
حفظ داوطلبان اغلب نیاز به رویکرد چندجانبه دارد و موسسات غیرانتفاعی می‌توانند با پیاده‌سازی چندین استراتژی، به منظور در نظر گرفتن داوطلبان متنوع و گوناگون، بهره‌برداری کنند.
ده استراتژی برای حفظ داوطلبان
برای کمک به موسسات غیرانتفاعی در بهبود نرخ حفظ داوطلبان، بیایید به ده استراتژی اجرایی که سازمان شما می‌تواند از امروز مورد استفاده قرار دهد بپردازیم:
1. اولین اثر مثبت
اگر بخش زیادی از زمان و منابع خود را صرف جذب داوطلبانی می‌کنید که هرگز بازنمی‌گردند، بسیار احتمال دارد که از اولین اثر خود می‌توانید بهتر استفاده کنید. هنگامی که یک داوطلب برای اولین بار با سازمان شما آشنا می‌شود، باید اثر مثبت و قابل ذکری از آن برداشته و با خود ببرد.
اهمیت اولین اثر ممکن است تکراری به نظر برسد اما برای داوطلبان جدید که ممکن است نگران آنچه را که انتظار دارند در اولین حضورشان ببینند، بسیار مهم است.
شروعی عالی با برگزاری جلسات جذاب و موثر آموزش ورودی و آموزش داوطلبان راه‌اندازی می‌شود. برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌های داوطلبان نیاز به آموزش عمیق و عملی دارند و ممکن است چندین ساعت طول بکشد، اما اغلب مواقع، معرفی‌های کوتاه کار را انجام می‌دهند! به عنوان یک قاعده عمومی، مطمئن شوید که هر داوطلب جدید:
- خوش‌آمدگویی صمیمی: به کارکنانتان اطلاع دهید که داوطلبان جدید شما کی جلسه ورودی اولیه خود را خواهند داشت. آنها را تشویق کنید که در جایی که این جلسه برگزار می‌شود - بگونه‌ای که در دفتر شما یا آنلاین است - به آنها سر بزنند تا آنها را استقبال کنند. ممکن است برای برخی از کارکنان مفید باشد که توضیحی کوتاه درباره نقششان در سازمان شما بدهند. در حالی که باید از ارائه اطلاعات جدید زیاد به داوطلبان خود خودداری کنید، هر چه تعداد بیشتری چهره دوستانه در سازمان خود داشته باشید، بهتر است.
- برخی از اطلاعات پایه در مورد موسسه غیرانتفاعی شما: در توضیحات درباره فعالیت‌ها و عملکرد موسسه غیرانتفاعی شما، به بخش‌های بسیار ضروری محدود شوید. ممکن است سازمان شما یک تاریخچه طولانی و پرسفت و حافظه داشته باشد، اما جلسه ورودی اولیه مکانی برای این موضوع نیست. به جای آن، بر روی هدف شما، چگونگی توانایی منحصربفرد موسسه غیرانتفاعی شما برای تحقق آن هدف و جایگاه برنامه داوطلبان در این هدف کلی تمرکز کنید.
- توصیف و توضیح وظایف: برای داوطلبان، مهم است که در پایان روز اول خود در موسسه غیرانتفاعی، بدانند چه انتظاراتی از آنها می‌رود. ممکن است برخی از وظایف داوطلبان را می‌خواهید انعطاف‌پذیر نگه دارید تا بتوانند در تکالیف مختلف کمک کنند. اطمینان حاصل کنید که توضیحات وظایف مربوطه برای تکالیف اصلی داوطلبانتان آماده باشد.
- تور از تسهیلات یا محوطه کاری: داوطلبان شما بخشی از تیم شما هستند، بنابراین با یک تور آنها را با محیط جدیدشان آشنا کنید. این همچنین فرصت مناسبی است تا اعضای تیم شما خوش‌آمدگویی صمیمانه‌ای ارائه کنند. مسیر تور را تعیین کنید و برنامه‌ریزی کنید تا هنگام عبور از محل کارهای آنها، چند کارمند خود را به آنها معرفی کنید.
- معرفی به یکی از کارکنان برای کمک: طبیعی است که داوطلبان سوالاتی داشته باشند، بنابراین مطمئن شوید که آنها بدانند که در صورت نیاز به کمک، به کدام کارکنان سازمان می‌توانند مراجعه کنند. در جلسات ورودی، آنها را با کارکنانی که باید به آنها در صورت نیاز کمک کنند، معرفی کنید. به آنها بگویید چگونه می‌توانند با آن کارمند تماس بگیرند، همزمان با معرفی آنها و از طریق اضافه کردن دستورالعمل‌های کتبی در مواد ورودی آنها.
اطلاعاتی که در صورت نیاز یادآوری می‌کند: جلسات ورودی معمولاً با ارائه بسیاری از اطلاعات در یک مدت زمان کوتاه به داوطلبان مواجه می‌شوند. برای اطمینان حاصل کردن از اینکه داوطلبان شما همه موارد ضروری را درک کرده‌اند، به آنها یک فایل یا پوشه اطلاعات ارائه دهید که همه چیزی که باید در مورد داوطلبی در سازمان شما بدانند را پوشش می‌دهد.
۲. نماینده‌ی مثبت بودن
همانطور که اشاره شد، ایجاد یک تأثیر خوب از طریق لبخند و معرفی دوستانه می‌تواند به شما کمک کند تا بیشتر از داوطلبان خود را از جلسه‌ی اولیهٔ آموزش حفظ کنید. مطمئن شوید که این مشاوره را رعایت کنید تا یک محیط کار مثبت ایجاد کنید که داوطلبان در آن احساس حمایت شده می‌کنند.
وقتی یک داوطلب وارد می‌شود، شما و کارکنانتان باید مهربان و قابل دسترسی حتی در ساعت‌های پرکاری سازمان خود باشید. به داوطلبان خود یک لبخند صادق بدهید و بگویید: "خوشحالم دوباره شما را می‌بینم" یا "از کمک شما امروز متشکرم!" این کار راه طولانی‌ای را طی می‌کند.
در نهایت، بودن یک نمایندهٔ مثبت به طور مختصر به داشتن نگرش صحیح برمی‌گردد. خود را اینگونه سؤال کنید:
- آیا در تعامل با داوطلبان، احساس سرزندگی، هیجان و علاقهٔ خود را منتقل می‌کنید؟
- آیا صبور و احترام‌آمیز به داوطلبان عمل می‌کنید زمانی که نظرات یا سوالات خود را بیان می‌کنند؟
- آیا هنگام صحبت با داوطلبان در لحظهٔ حاضر هستید یا ذهنتان در جای دیگری است؟
- چگونه می‌توانید نشان دهید که به طور واقعی به داوطلبان خود به عنوان افرادی اهمیت می‌دهید؟
به عنوان یک داوطلبان پرکار، طبیعی است که ذهن شما در طول روز به هزار جهت متفاوت کشیده می‌شود و همیشه قادر به انتقال احساس مثبت نیستید. در اینجا اعضای تیم موسسهٔ غیرانتفاعی شما می‌توانند نقش موثری را ایفا کنند و به ترویج فرهنگ مثبت کمک کنند. در نظر بگیرید که قبل از روزهای حضور داوطلبان در دفتر، ایمیل‌هایی به تمامی کارکنان ارسال کنید تا یک یادآور کوچک برای گفتن سلام، درگیری در گفتگو و تشکر از وقتی که به موسسهٔ غیرانتفاعی شما اختصاص می‌دهند، فراهم شود.
3. تلاش کنید تا زمان داوطلبان ارزشمند باشد
چندان چیزی نیست که یک فرد بتواند ارزشمندتر از زمان خود را اهدا کند و داوطلبان شما می‌خواهند حس کنند که زمانی که برای کمک به سازمان شما می‌گذارند، معنادار است. حتی اگر یک داوطلب برای انجام یک نیاز مدرسه یا کار با سازمان غیرانتفاعی شما همکاری می‌کند، زمان او همچنان باید قدردانی شود.
برای اینکه شیفت کاری داوطلب مفید باشد، حتماً ابزارها و دستورالعمل‌های مورد نیاز را قبل از رسیدن به دست داوطلب فراهم کنید. این کار باعث می‌شود تا او نیازی به انتظار کمک دیگران قبل از شروع کار نداشته باشد. همچنین، مهم است که قبل از حضور داوطلبان، کار کافی برای هر داوطلب برای انجام وجود داشته باشد. همواره یک برنامهٔ پشتیبانی داشته باشید در صورتی که به طور تصادفی بیش از حد داوطلبان را برای یک شیفت ثبت کنید و داوطلبان اضافی را به گزینهٔ کمک به روش‌های دیگر دعوت کنید.
سازمان شما احتمالاً چندین وظیفه برای داوطلبان خواهد داشت که نیازهای غیرانتفاعی شما برای انجام آنها را دارد، اما برای داوطلبان کمتر جذاب هستند. در برنامه‌ریزی داوطلبان خود، تلاش کنید بین این وظایف به نظر ظاهراً معمولی و ضروری و وظایفی که جذابیت بیشتری دارند و با توانایی‌ها و علاقهٔ داوطلبان هماهنگی دارند، تعادل برقرار کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک تیم از داوطلبان را برنامه‌ریزی کنید تا نصف اول شیفت خود را برای کمک به نوشتن و ارسال درخواست‌های کمک مالی اختصاص دهند و سپس آنها را برنامه‌ریزی کنید تا در نصف دوم شیفت در باغ جامعهٔ شما کار کنند. وقتی به افراد راه‌هایی برای مشارکت درخصوصی که آنها لذت ببرند یا احساس کنند که صلاحیت لازم را دارند، می‌دهید، احتمالاً تجربهٔ مثبتی خواهند داشت.
در آخر، قبل از شرکت داوطلبان در فرصت اول خود، یک نظرسنجی به آنها ارسال کنید تا دربارهٔ علاقه‌ها و مهارت‌هایشان بپرسید. سپس از نرم‌افزار مدیریت داوطلبان خود برای ذخیرهٔ اطلاعات شخصی و ترجیحات داوطلبان در پروفایل‌های کامل داوطلب استفاده کنید و با استفاده از این جزئیات، فرآیند هماهنگی شیفت را ساده‌تر کنید.
4. انعطاف‌پذیر باشید
حامیان شما زندگی‌های پرمشغله‌ای خارج از سازمان شما دارند، همانند شما. در هنگام ایجاد وظایف، به اندازهٔ ممکن متفکر باشید و به داوطلبان اجازه دهید شیفت‌های خود را طبق شرایط زندگی خود برنامه‌ریزی کنند.
برای سازگاری با محدودیت‌های زمانی موجود داوطلبان خود (و کمک به اطمینان حاصل کردن از حضور بیشتر داوطلبان در شیفت‌های اختصاصی شده به آنها)، برنامهٔ شیفت داوطلبان را به مدت طولانی پیش از زمان مورد نیاز در دسترس قرار دهید. به عنوان مثال، ممکن است برای داوطلبان فعال خود برنامهٔ شیفت خود را برای ماه آینده در وسط ماه قبلی ارسال کنید. این به داوطلبان زمان می‌دهد تا بررسی کنند که در کدام شیفت برنامه‌ریزی شده‌اند، تعهدات خود را تأیید کنند و به ناظر خود اطلاع دهند که در صورت نیاز به تغییر شیفت هستند.
بعضی افراد احساس راحتی بیشتری می‌کنند که بدانند یک فرصت داوطلبانه خاص بدون تعهد بلندمدت است. اگر مجموعه‌ای از فرصت‌ها در دسترس دارید، فرصت‌هایی را ارائه دهید که مدت زمان کوتاه‌تری داشته باشند یا کمتر نیاز به کار زیادی داشته باشند.
حتی می‌توانید برخی جنبه‌های برنامهٔ داوطلبان خود را به فرصت‌های دیجیتال تبدیل کنید. این به داوطلبانی که در فاصلهٔ دورتری زندگی می‌کنند یا محدودیت‌های حمل و نقل یا حرکتی دارند، این امکان را می‌دهد که همچنان در برنامهٔ شما شرکت کنند. به عنوان مثال، می‌توانید فرصت‌هایی را برای داوطلبان ارائه دهید تا به ورود اطلاعات به پایگاه دادهٔ آنلاین شما کمک کنند، خط مشاورهٔ مجازی را اداره کنند یا ایمیل‌هایی را برای ارسال به اهداف و همچنین حامیان فعلی و آیندهٔ شما تهیه کنند.
5. انرژی داوطلبان را تقویت کنید
اگر واقعاً می‌خواهید داوطلبان خود را حفظ کنید (یا به هر نوع حامی دیگری، به همین منظور)، باید در نظر داشته باشید که چقدر وقت خود را برای پر کردن جایگاه‌ها صرف می‌کنید و چقدر وقت خود را برای الهام بخشی به افراد اطرافتان می‌گذارید.
داوطلبان می‌خواهند بدانند زمانی که به سازمان غیرانتفاعی شما اهدا می‌کنند، به طور مستقیم بر زندگی دیگران تأثیر می‌گذارند. به کمک اطلاع‌رسانی به داوطلبان فعلی و بالقوه، آنها را با هدف شما ارتباط برقرار کرده و درباره تأثیر و موفقیت‌های سازمان غیرانتفاعی خود آنها را مطلع نگه دارید. همواره به آنها یادآوری کنید که چه چیزی در معرض خطر است و چگونه مشارکت‌های آنها تفاوتی می‌کند.
در ادامه چند مرحله برای جذب داوطلبان و نشان دادن تأثیری که آنها در غیرانتفاعی شما دارند، آورده شده است:
- تاکید بر کارآمدی برنامهٔ داوطلبانه شما: به داوطلبان خود اطلاع دهید که چگونه برنامهٔ کلی داوطلبانه شما در پیشبرد هدف غیرانتفاعی شما کمک می‌کند. این می‌تواند اعتماد و تعهد آنها به سازمان شما را تقویت کرده و به آنها کمک کند تا ببینند که تلاش‌هایشان چگونه در قالب یک کل بزرگ قرار می‌گیرد. در جلسات آموزشی و حتی در کتابچهٔ راهنمای خود، سعی کنید به پروژه‌های گذشتهٔ داوطلبان، فعالیت‌های کنونی داوطلبان و هر گونه شاخصهٔ برجسته‌ای دربارهٔ کار داوطلبانه‌ی آنها اشاره کنید.
- آغاز هر فرصت داوطلبانه با خلاصه‌ای از چگونگی تطبیق فعالیت‌ها با هدف کلی شما: مطمئن شوید که داوطلبان همیشه بدانند چرا در حال انجام یک وظیفه خاص هستند. هنگامی که آنها را به یک مسئولیت جدید تعیین می‌کنید، توضیحی در مورد آنچه است، چه کاری برای موفقیت لازم دارند و چگونه به کمک انجام آن، سازمان شما در تحقق هدف خود کمک می‌کنند، ارائه دهید.
- استفاده از ابزارهای ردیابی ساعات داوطلبانه: همه غیرانتفاعی‌ها باید ساعات داوطلبانه را برای ثبت سوابق خود و کمک به هر کسی که باید برای یک تعداد خاص ساعت داوطلبی کند ردیابی کنند. هنگامی که داوطلبان آستانه‌های خاص ساعتی را عبور می‌کنند، به آنها اطلاع دهید و از آنچه در طی زمان با سازمان شما دست یافته‌اند، جشن بگیرید. تمام کوچکی‌هایی که انجام می‌دهند، به خوبی نشان می‌دهد چه قدر تأثیری داشته‌اند.
بعضی از داوطلبان شما ممکن است با هدف تأمین یک الزام یا همراهی با یک دوست، در برنامهٔ شما شرکت کنند. اما پرورش اشتیاق برای علایق شما، باعث می‌شود تا آنها در طول مدت طولانی در برنامهٔ شما مشارکت داشته باشند. اگر بتوانید این اشتیاق را برانگیزانید، به خوبی در مسیر افزایش نگه‌داشت داوطلبان خواهید بود.
با داوطلبان به طور شخصی آشنا شوید
داوطلبان شما افرادی هستند که از تجربیات منحصر به فرد خود در سازمان غیرانتفاعی شما بهره می‌برند. با کشف دیدگاه‌های آنها و ایجاد احساسی که به عنوان یک عضو از جامعه سازمان غیرانتفاعی شما حس می‌کنند، آنها را دریابید. در زیر سه راه سریعی آمده است که می‌توانید برای افزودن ارزش به روابط خود با داوطلبان انجام دهید:
- آشنایی با داوطلبان. از داوطلبان خود سؤالاتی بپرسید تا از آنها به عنوان افراد بهتری آگاه شوید. از نظرسنجی‌های داوطلبان خود استفاده کنید تا نه تنها درباره مهارت‌ها و علاقه‌های آنها بیاموزید، بلکه درباره زمان‌بندی و سایر ترجیحاتی که به شما در ارتباط با آنها کمک می‌کند مطلع شوید و با آنها به طور موثر تر ارتباط برقرار کنید.
- تاریخچه مشارکت داوطلبان را مورد مرجع قرار دهید. از نرم‌افزار مدیریت داوطلبان خود برای پیگیری مشارکت داوطلبان در طول زمان استفاده کنید. سپس در ارتباطات خود با هر داوطلب، به تاریخچه مشارکت آن داوطلب ارجاع دهید. به عنوان مثال، در هنگام به اشتراک گذاری فرصت‌های داوطلبی جدید، ممکن است بگویید: "از کمک شما در جشنواره پاییزی سالانه‌ی ما سپاسگزاریم! در ادامه چند فرصت آتی وجود دارد که فکر می‌کنیم شما علاقه‌مند خواهید بود."
- از داوطلبان بازخورد بخواهید. هیچ چیز برای بهبود برنامه داوطلبان ارزشمندتر از بازخورد مستقیم داوطلبان نیست. نظرسنجی‌ها را ارسال کنید یا مدیر داوطلبان خود را برای نشستی با داوطلبان بنشانید تا از تجربیات آنها با سازمان غیرانتفاعی شما بپرسید. می‌توانید درک بهتری از احساسات داوطلبان خود پیدا کنید و پیشنهادات متفکرانه‌ای برای انجام بهبودهای هدفمند در برنامه خود دریافت کنید.
ساختن روابط یکی از مهم‌ترین جنبه‌های فرایند مدیریت داوطلبان است. به داوطلبان خود اطلاع دهید که می‌خواهید آنها را بشناسید و آنها به تدریج بیشتر در مورد آنچه که شما به آن علاقه مند هستید - هدف شما - اهمیت بدهند.
7. درخواست مشاوره از سازمان‌های مشابه
بودن یک هماهنگ‌کننده داوطلبان ممکن است اغلب به شما احساس استرس بدهد. اعضای تیم شما به شما برای راهنمایی نیاز دارند، اما شما ممکن است احساس کنید همیشه پاسخ صحیح را ندارید.
اگر به دنبال مشاوره‌ای برای بهبود استراتژی‌های حفظ داوطلبان هستید، اشکالی ندارد که به دنبال کمک خارج از سازمان خود باشید. در نظر بگیرید از مدیران غیرانتفاعی همکار در سازمان‌های دیگر بپرسید که چه کاری می‌کنند تا داوطلبان خود را بازگردانند.
سعی کنید سایر هماهنگ‌کنندگان داوطلبان سازمان‌های غیرانتفاعی را دعوت کنید تا درباره استراتژی‌های حفظ گفت‌وگوی باز داشته باشید. با همکاری با سازمان‌های غیرانتفاعی دیگر، همه افراد مشارکت کننده می‌توانند حتی موفق‌تر شوند.
همچنین می‌توانید به منابع برتر غیرانتفاعی نگاه کنید و حتی دوره‌ها را برای بهبود مهارت‌های رهبری، ارتباطات و مدیریت تضادها بگذرانید. یک دنیای گسترده از وبینارها، پادکست‌ها، کنفرانس‌ها و دوره‌ها وجود دارد که رهبری تیم شما می‌تواند در آن سرمایه‌گذاری کند تا درباره نحوه مدیریت تمام جنبه‌های سازمان خود، از جمله برنامه داوطلبان، بیشتر بیاموزد.
8. ارتقای حرفه‌ای داوطلبان
بعضی از افراد به عنوان داوطلبان در حمایت از یک علت مشارکت می‌کنند، دیگران ممکن است به عنوان داوطلبان به خاطر برآورده کردن یک نیاز شرکت کنند. بدون توجه به دلیل، اگر به داوطلبان تجربه‌ای ارائه دهید که می‌تواند به آنها در حرفه‌ای خود کمک کند، شما به تنهایی منبعی بی‌نظیر و جایگزین ناپذیر برای توسعه حرفه‌ای شده‌اید.
چندین کار می‌توانید انجام دهید تا بر کار و آینده حرفه‌ای داوطلبان تأثیر مثبتی بگذارید، از جمله:
- ارائه تجربه‌ای آموزنده که مهارت‌های داوطلبان را بهبود می‌بخشد. این ممکن است شامل مهارت‌های فنی مانند برنامه‌نویسی، نجاری یا طراحی گرافیک باشد، یا مهارت‌های نرم مانند سخنرانی عمومی و مدیریت پروژه. از داوطلبان خود نظرسنجی بگیرید تا بفهمید کدام مهارت‌ها را در حال حاضر دارند و کدام مهارت‌ها را علاقه‌مند هستند بهبود بخشند. سپس برای اجازه دادن به آنها برای تمرین این مهارت‌ها، فرصت‌هایی با شرایط کم‌ریسک، زمان آماده‌سازی فراوان یا داوطلبان با سابقه موجود را پیدا کنید تا به داوطلبان جدید راهنمایی کنند.
- عمل به عنوان مرجع برای داوطلبان. بسیاری از داوطلبان ارزش یک مرجع شخصیتی از یک هماهنگ‌کننده داوطلبان را در زمان درخواست شغل یا کارآموزی تحت تأثیر قرار می‌دهند. حتی می‌توانید بر روی مهارت‌های مرتبط در LinkedIn تأیید کنید.
- ارائه فرصت‌های رهبری به داوطلبان متعهد. برخی از داوطلبان بیشتری از سایرین وقت خود را به شما اختصاص می‌دهند. به این حامیان تجربه کسب شده فرصتی بدهید تا با تبدیل شدن به رهبران همتا، درگیری خود را به سطح بعدی ببرند. این افراد می‌توانند مهارت‌های رهبری خود را با هدایت یک گروه کوچک از داوطلبان در یک فرصت یا کمک به فرایند آموزش شما بهبود ببخشند.
با حمایت از رشد شخصی و حرفه‌ای داوطلبان، به آنها نشان می‌دهید که مشارکت در علت شما می‌تواند بهره‌وری حرفه‌ای بلندمدتی را فراهم کند.
9. خود را به جای داوطلبان بگذارید
برای اطمینان حاصل کردن از بهبود مداوم برنامه داوطلبان خود، شما نیاز دارید به طور مداوم ارزیابی و تعیین کنید که چگونه آن را مؤثرتر کنید و تجربه‌ای مثبت‌تر برای داوطلبان خود ایجاد کنید. جمع‌آوری بازخورد داوطلبان می‌تواند یک قدم قوی به شمار بیاید، اما برای واقعاً درک زندگی روزمره یکی از داوطلبان خود، سعی کنید کارکنان خود را به صورت گاه به گاه به همراه داوطلبان کار کنند.
این رویکرد می‌تواند به تیم شما کمک کند تا تجربه عملی در مورد برنامه داوطلبان خود را کسب کند و تغییرات عملی را با استفاده از دانشی که چگونه در عمل اجرا خواهند شد، ایجاد کند. علاوه بر این، تشویق کردن کارکنان خود به پیوستن به داوطلبان می‌تواند فرصتی برای برقراری روابط، ارائه خوش‌آمدگویی گرم و به طور کلی، احساس کردن داوطلبان به عنوان یک بخش از تیم فراهم کند.
10. نشان دادن قدردانی
شما ممکن است از تعداد زیادی از داوطلبان که احساس عدم قدردانی می‌کنند یا اینکه زمانشان تأثیری نداشته است، متعجب شوید. گاهی اوقات، تنها یک "متشکرم" ساده اما صادقانه کافی است تا به آنها نشان دهید که ارزش مشارکت‌هایشان را قدر می‌دانید.
در ادامه چند ایده برای قدردانی از داوطلبان برای نشان دادن سپاسگزاری خود به داوطلبان آورده شده است:
- بخشی از محصولات رایگان مانند تی‌شرت، لیوان، کلاه یا شیشه آب. آیا سازمان غیرانتفاعی شما محصولات اضافی دارد؟ با آزاد کردن فضای ذخیره سازی خود و به داوطلبان نشان دادن اهمیتی که بر مشارکت‌هایشان می‌گذارید، تی‌شرت‌ها، کلاه‌ها، لیوان‌ها و هر چیز دیگری که سازمان غیرانتفاعی شما در اختیار دارد را تقدیم کنید. این محصولات را به عنوان سپاسگزاری ارسال کنید یا در نظر بگیرید چگونه می‌توانید از آنها به عنوان جوایزی برای تشویق داوطلبان استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک رقابت دوستانه کوچک بین داوطلبان برگزار کنید و برندگان را با محصولات باکیفیت تری مانند کاپشن‌های کوچک، کیف‌های توتی یا هر چیز دیگری که سازمان غیرانتفاعی شما دارد، معتبر کنید.
- ناهار یا شام رایگان. با دعوت داوطلبان به یک وعده غذایی، با آنها آشنا شوید. این می‌تواند بخشی از جشنی باشد که به مناسبت پایان یک رویداد یا کمپین موفق برگزار می‌شود، یا بخشی از استراتژی خوش‌آمدگویی شما باشد تا داوطلبان جدید را با هم و کارکنانتان آشنا کنید.
توجه به شبکه‌های اجتماعی. با ایجاد شبکه‌هایی از شهرت در شبکه‌های اجتماعی، به داوطلبان خود تشکر عمومی کنید و داوطلبان در جامعه خود را الهام بخش کنید. این می‌تواند پست‌هایی در رسانه‌های ااجتماعی با برچسب کاربری پروفایل داوطلب، بخشی منظم در خبرنامه ماهانه شما یا سری مداومی از نوشته‌های وبلاگ باشد. هنگام برنامه‌ریزی برای تقدیر از یک داوطلب، حتماً با او تماس بگیرید تا اجازه بگیرید (زیرا همه دوست دارند به خود متمرکز شوند) و حتی یک نقل قول از او درباره ارتباط شخصی او با علت و سازمان غیرانتفاعی شما بگیرید. - نامه‌های تشکر از کارکنان یا اعضای جامعه. کارت‌های دست‌نویس همیشه احساس صادقانه‌تری نسبت به یک ایمیل عمومی می‌کنند. با جمع‌آوری کارکنان خود برای امضای کارت‌های تشکری که تمام کار سخت داوطلبان را جشن می‌گیرند، نشان دهید که به داوطلبان اهمیت می‌دهید.
رویداد قدردانی مجازی مانند ساعت خوشحالی یا بازی دانستنی. رویدادهای قدردانی می‌توانند بزرگ یا کوچک باشند و برای اطمینان حاصل کردن از حضور همه داوطلبانتان، حتی می‌توانند مجازی برگزار شوند. ساعتی یا دو ساعت در شب را در نظر بگیرید و داوطلبان را به یک جلسه آنلاین دعوت کنید که در آن می‌توانند بازی‌ها انجام دهند، گفتگو کنند و احساس قدردانی شوند.
با ترکیب این ایده‌ها، برای نشان دادن قدردانی خود از داوطلبان، از آنها به صورت مداوم استفاده کنید تا هرگز احساس نادیده گرفته شدن یا اهمیت نداده شدن نکنند. پیروی از یک برنامه کامل و به خوبی توسعه‌یافته برای مدیریت داوطلبانه به شما این امکان را می‌دهد که به حامیان بیشتری دسترسی داشته باشید، فرصت‌های جذاب‌تری را ارائه دهید و آنها را در کار خود سرمایه‌گذاری کنید. سپس می توانید برای هر رویداد و برنامه آتی پایه ای قوی برای حمایت ایجاد کنید.
دیدگاه خود را بنویسید