مستندسازی به چه معنا است؟

  • مستندسازی به فرآیند تهیه مجموعه‌ای کامل از اسناد و مدارکی اطلاق می‌گردد که مراحل مطالعاتی و اجرایی یک فعالیت را نشان می دهند.
  • هدف اصلی از فرآیند مستندسازی، حفظ و نگهداری اطلاعات و مکتوب نمودن داده‌ها، شواهد و تجربیات است.
  • امروزه از مستندسازی به عنوان کلید مدیریت دانش و راهکاری برای مطلع کردن ذی‌نفعان از سوابق فعالیت یک پروژه استفاده می شود.

چرا مستندسازی اهمیت دارد؟

  1. ثبت و نگهداری اطلاعات پروژه به صورت نظام‌مند و منسجم برای تهیه گزارش‌ها، مقاالت و یا حتی محتوای آموزشی.
  2. بهبود مستمر عملکرد و نتایج پروژه و پیشگیری از تکرار اشتباهات، با مشاهده عوامل مؤثر بر موفقیت‌ها و شکست‌ها.
  3. تولید دانش جدید و انتقال تجارب، از طریق به اشتراک گذاشتن آموخته‌ها.
  4. تسهیل فرآیند ارزیابی عملکرد پروژه، از طریق دسرتسی به اطلاعات دقیق و مستند از روند فعالیت‌های انجام شده.
  5. افزایش اعتبار پروژه/مؤسسه از طریق شفاف سازی فعالیت‌ها.
  6. توامنندسازی دست اندرکاران پروژه، از طریق فراهم آوردن امکان مشاهده و تحلیل عملکرد خود.

مراحل مستندسازی چیست؟

1) تعیین هدف

مستندسازی می‌تواند با اهداف مختلفی انجام شود. از جمله:

  • تهیه گزارش‌ها و اطلاع‌رسانی از روند اجرای پروژه  
  • تجهیز منابع مالی و غیرمالی از طریق اطلاع‌رسانی دقیق به ذینفعان و حامیان مالی
  • ترشیح و معرفی سابقه کاری مؤسسه/ پروژه و دستاوردها به منظور جلب حامیت یا همکاری  
  • ثبت، ارائه و به اشتراک گذاشتن آموخته‌ها و تجارب کاری و اصالح
  • بازبینی عملکردها و روندهای طی شده به منظور بهسازی

2) تعیین ابعاد و زوایا

هدف انتخابی، تعیین کننده ابعاد و زوایای مستندسازی است. مستندسازی میتواند تنها برای بخش خاصی از مؤسسه/پروژه (مثال بخش آموزش)، و یا برای یک فعالیت خاص در پروژه (مثال جذب اسپانرس) و یا برای همه بخشها و همه فعالیتها انجام شود.

3) تعیین شیوه ثبت و طبقه بندی اطلاعات و داده‌ها

لازم است که روش واحدی را به عنوان سیستم مستندسازی استاندارد، به صورتی یکپارچه، برای پروژه/مجموعه خود تعریف کنید. مانند:  

  • ثبت جزئیات به صورت روزانه  
  • ثبت رویدادهای مهم گردآوری و طبقه بندی اطلاعات توسط مسئول مستندسازی
  • ثبت اطلاعات و نتایج کلی توسط دست‌اندرکاران و گزارش نویسی بر حسب مورد (گزارش های مالی، پیشرفت
  • ثبت گزارش های عملکرد طبق فرم های از پیش تعیین شده کار، ارزشیابی، و غیره)  
  • روش های تلفیقی

4) تعیین ابزار

بسته به شیوه ثبت و اهداف مستندسازی، می توان از ابزار مختلفی برای نگهداری و ثبت داده‌ها استفاده کرد. از جمله:  

  • دفاتر گزارش نویسی و فایل‌های کاغذی  
  • فایل‌های کامپیوتری  
  • عکس و فیلم  
  • مصاحبه‌های صوتی  
  • نرم افزارهای تخصصی ثبت داده‌ها

5) جدول زمان بندی

در یهترین حالت، مستندسازی در زمان برنامه ریزی پروژه آغاز شده و تا پایان پروژه ادامه می‌یابد. هرچه زمان شروع فرآیند مستندسازی به تاخیر بیفتد قطعاً اطلاعات بیشتری از بین رفته و فراموش می شود. علاوه بر تاریخ شروع، مقاطع زمانی مستندسازی نیز لازم است مشخص شده و به مجریان ابلاغ شود.


6) برای تعیین مجریان و شرح وظایف

تعیین مجریان و مسئولان هر بخش از کار مستندسازی، قدم مهم برای تعیین مجریان و شرح وظایف بعدی است.  

  • مسئول و ناظر روند مستندسازی  
  • گردآورندگان اطلاعات  
  • ثبت کنندگان اطلاعات  
  • مسئول جمع بندی و طبقه بندی اطلاعات  
  • مسئول تدوین نتیجه (گزارش یا کتابچه آموزشی یا...)

برای مجریان، نکات زیر را در نظر بگیرید:  

  1. برای جلوگیری از دوباره کاری و سهولت جمع آوری اطلاعات، می توانید کار مستندسازی را براساس بخش های مختلف مؤسسه/پروژه طبقه بندی کنید و مستندسازی اطلاعات هر بخش را به مسئولان و مجریان همان بخش بسپارید.  
  2. وظایف و مسئولیت‌های هر شخص را برایش تعریف کنید و این مسئولیت‌ها را به اندازه سایر فعالیت‌های پروژه پررنگ کنید.
  3. دستورالعمل های ساده ارائه دهید و از استفاده از فرم ها و روش های پیچیده بپرهیزید.

7) شروع روند مستندسازی

پس از تعیین هدف، ابعاد، شیوه ثبت و طبقه بندیاطلاعات، ابزار، جدول زمانبندی و مجریان کار، شما آماده شروع فرآیند مستندسازی هستید!


8) تحلیل نتایج و استخراج ملزومات

پس از انجام کلیه مراحل مستندسازی و جمع آوری و دسته بندی اطلاعات توسط مسئول/مسئولان مربوطه، می‌توانید براساس هدف مستندسازی، نتایج را تحلیل و به صورت گزارشات قابل ارائه، کتابچه‌ها و یا ویدئوهای آموزشی، مقالات، اینفوگرافیک یا... تهیه و مدون کنید.

برخی نکات در مستندسازی

  • وقایع را آنطور که هستند مستند کنید نه براساس پیش فرض و قضاوت خودتان.  

  • فراموش نکنید که مستنداتان را با عکس و نمودار همراه کنید و از مثال و داستان استفاده کنید.  

  • انتظار مواجه شدن با مشکلاتی چون عدم دسترسی به داده‌ها را در روند کار داشته باشید و برایشان چاره جویی کنید.  

  • از تکنولوژی جدید بهره بگیرید اما افراد را نیز درگیر کار کنید و تنها به تکنولوژی تکیه نکنید.  

  • اگر روش استانداردی برای مستندسازی در مؤسسه/پروژه خود دارید، آن را دنبال کنید تا مستندات شما با بقیه مستندات موجود یکپارچه باشد.