مستندسازی به چه معنا است؟
- مستندسازی به فرآیند تهیه مجموعه‌ای کامل از اسناد و مدارکی اطلاق می‌گردد که مراحل مطالعاتی و اجرایی یک فعالیت را نشان می‌دهند.
- هدف اصلی از فرآیند مستندسازی، حفظ و نگهداری اطلاعات و مکتوب نمودن داده‌ها، شواهد و تجربیات است.
- امروزه از مستندسازی به عنوان کلید مدیریت دانش و راهکاری برای مطلع کردن ذینفعان از سوابق فعالیت یک پروژه استفاده می شود.
چرا مستندسازی اهمیت دارد؟
- ثبت و نگهداری اطلاعات پروژه به صورت نظام‌مند و منسجم برای تهیه گزارش‌ها، مقالالت و یا حتی محتوای آموزشی.
- بهبود مستمر عملکرد و نتایج پروژه و پیشگیری از تکرار اشتباهات، با مشاهده عوامل مؤثر بر موفقیت‌ها و شکست‌ها.
- تولید دانش جدید و انتقال تجارب، از طریق به اشتراک گذاشتن آموخته‌ها.
- تسهیل فرآیند ارزیابی عملکرد پروژه، از طریق دسرتسی به اطلاعات دقیق و مستند از روند فعالیت‌های انجام شده.
- افزایش اعتبار پروژه/مؤسسه از طریق شفاف‌سازی فعالیت‌ها.
- توامنندسازی دست اندرکاران پروژه، از طریق فراهم آوردن امکان مشاهده و تحلیل عملکرد خود.
مراحل مستندسازی چیست؟
1) تعیین هدف
مستندسازی می‌تواند با اهداف مختلفی انجام شود. از جمله:
- تهیه گزارش‌ها و اطلاع‌رسانی از روند اجرای پروژه
- تجهیز منابع مالی و غیرمالی از طریق اطلاع‌رسانی دقیق به ذینفعان و حامیان مالی
- تشریح و معرفی سابقه کاری مؤسسه/ پروژه و دستاوردها به منظور جلب حامی یا همکاری
- ثبت، ارائه و به اشتراک گذاشتن آموخته‌ها و تجارب کاری و مصالح
- بازبینی عملکردها و روندهای طی شده به منظور بهسازی
2) تعیین ابعاد و زوایا
هدف انتخابی، تعیین کننده ابعاد و زوایای مستندسازی است. مستندسازی می‌تواند تنها برای بخش خاصی از مؤسسه/پروژه (مثال بخش آموزش)، و یا برای یک فعالیت خاص در پروژه (مثال جذب اسپانسرس) و یا برای همه بخش‌ها و همه فعالیت‌ها انجام شود.
3) تعیین شیوه ثبت و طبقه بندی اطلاعات و داده‌ها
لازم است که روش واحدی را به عنوان سیستم مستندسازی استاندارد، به صورتی یکپارچه، برای پروژه/مجموعه خود تعریف کنید. مانند:
- ثبت جزئیات به صورت روزانه
- ثبت رویدادهای مهم گردآوری و طبقه‌بندی اطلاعات توسط مسئول مستندسازی
- ثبت اطلاعات و نتایج کلی توسط دست‌اندرکاران و گزارش نویسی بر حسب مورد، گزارش‌های مالی، پیشرفت و...
- ثبت گزارش‌های عملکرد طبق فرم‌های از پیش تعیین شده کار، ارزشیابی، و غیره
- روش‌های تلفیقی
4) تعیین ابزار
بسته به شیوه ثبت و اهداف مستندسازی، می توان از ابزار مختلفی برای نگهداری و ثبت داده‌ها استفاده کرد. از جمله:
- دفاتر گزارش نویسی و فایل‌های کاغذی
- فایل‌های کامپیوتری
- عکس و فیلم
- مصاحبه‌های صوتی
- نرم افزارهای تخصصی ثبت داده‌ها
5) جدول زمان بندی
در یهترین حالت، مستندسازی در زمان برنامه ریزی پروژه آغاز شده و تا پایان پروژه ادامه می‌یابد. هرچه زمان شروع فرآیند مستندسازی به تاخیر بیفتد قطعاً اطلاعات بیشتری از بین رفته و فراموش می‌شود. علاوه بر تاریخ شروع، مقاطع زمانی مستندسازی نیز لازم است مشخص شده و به مجریان ابلاغ شود.
6) برای تعیین مجریان و شرح وظایف
تعیین مجریان و مسئولان هر بخش از کار مستندسازی، قدم مهم برای تعیین مجریان و شرح وظایف بعدی است.
- مسئول و ناظر روند مستندسازی
- گردآورندگان اطلاعات
- ثبت کنندگان اطلاعات
- مسئول جمع بندی و طبقه بندی اطلاعات
- مسئول تدوین نتیجه (گزارش یا کتابچه آموزشی یا...)
برای مجریان، نکات زیر را در نظر بگیرید:
- برای جلوگیری از دوباره کاری و سهولت جمع آوری اطلاعات، می‌توانید کار مستندسازی را براساس بخش های مختلف مؤسسه/پروژه طبقه‌بندی کنید و مستندسازی اطلاعات هر بخش را به مسئولان و مجریان همان بخش بسپارید.
- وظایف و مسئولیت‌های هر شخص را برایش تعریف کنید و این مسئولیت‌ها را به اندازه سایر فعالیت‌های پروژه پررنگ کنید.
- دستورالعمل‌های ساده ارائه دهید و از استفاده از فرم‌ها و روش‌های پیچیده بپرهیزید.
7) شروع روند مستندسازی
پس از تعیین هدف، ابعاد، شیوه ثبت و طبقه بندیاطلاعات، ابزار، جدول زمانبندی و مجریان کار، شما آماده شروع فرآیند مستندسازی هستید!
8) تحلیل نتایج و استخراج ملزومات
پس از انجام کلیه مراحل مستندسازی و جمع آوری و دسته بندی اطلاعات توسط مسئول/مسئولان مربوطه، می‌توانید براساس هدف مستندسازی، نتایج را تحلیل و به صورت گزارشات قابل ارائه، کتابچه‌ها و یا ویدئوهای آموزشی، مقالات، اینفوگرافیک یا... تهیه و مدون کنید.
برخی نکات در مستندسازی
وقایع را آنطور که هستند مستند کنید نه براساس پیش فرض و قضاوت خودتان.
فراموش نکنید که مستنداتان را با عکس و نمودار همراه کنید و از مثال و داستان استفاده کنید.
انتظار مواجه شدن با مشکلاتی چون عدم دسترسی به داده‌ها را در روند کار داشته باشید و برایشان چاره جویی کنید.
از تکنولوژی جدید بهره بگیرید اما افراد را نیز درگیر کار کنید و تنها به تکنولوژی تکیه نکنید.
اگر روش استانداردی برای مستندسازی در مؤسسه/پروژه خود دارید، آن را دنبال کنید تا مستندات شما با بقیه مستندات موجود یکپارچه باشد.
دیدگاه خود را بنویسید