یک سازمان و یا یک خیریه برای اینکه فرایند جذب و یا توسعه منابع مالی را شروع کند به یک تیم نیاز دارد. این تیم می‌تواند متشکل از اعضایی باشد که تنها وظیفه کاری آنها شناسایی، جذب و یا توسعه منابع مالی است.
یا اینکه این تیم می‌تواند کاملا و یا بخشی از آن از اعضای سازمان که در بخش‌های دیگر مشغول به کار هستند، تشکیل شود. به هر حال، بسته به سرمایه مالی و انسانی یک سازمان و ترجیحی که دارد، یک تیم جذب و توسعه منابع باید به عنوان اولین مرحله ساخته شود. اما همواره باید به خاطر داشت که جذب و توسعه منابع نباید تنها بر دوش این تیم گذاشته شود و این فرایند مستلزم همکاری تمام بخش های یک سازمان است.
تیم توسعه منابع مالی در خیریه‌ها
تیم توسعه که در سازمان‌های بزرگ معمولا متشکل از مدیر این بخش و تعدادی گرنت نویس است، اعضای دیگری از سازمان هم مشارکت خواهند داشت. مثلا در یک سازمان با اندازه متوسط یا بزرگ، نقش های زیر نیز خوب است که در فرایند جذب و توسعه منابع مشارکت داشته باشد:
- مدیر اجرایی سازمان
- رئیس هیات مدیره و یا مدیرعامل
- کمیته توسعه منابع هیات مدیره
- کارکنان برنامه‌های سازمان. مثلا اگر بخشی از یک سازمان عام‌المنفعه آموزشی که تنها وظیفه اجرای پروژه‌های حوزه جغرافیای خاصی را به عهده دارند، باید در بخشی از این تیم به کار گرفته شوند. چرا که آگاهی مستقیم و به روز آنها از نیازهای مخاطبان آن منطقه جغرافیایی می‌تواند الهام بخش تیم جذب و توسعه منابع برای ارائه ایده‌های بهتری جهت دریافت منابع مالی باشد.
- داوطلبان (این افراد که معمولا تجربیات و ارتباطاتی که دارند را با خود به سازمان می‌آورند.)
- بسته به ابعاد سازمان و پروژه خود و همین طور منابع انسانی که به آن دسترسی دارید، نقش های دیگر را به آن اضافه کنید.
نقش کارمندان اداری سازمان و یا خیریه در جذب منابع چیست؟
- اسامی و اطلاعات تماس حامیان بالقوه را ذخیره کنند.
- در مورد بنیادها، گروه‌ها و افرادی که می‌توانند به عنوان حامی مالی در نظر گرفته شوند، تحقیق کنند.
- می‌توانند برای تهیه بخش‌هایی از مطالب و اسناد لازم برای جذب منابع از جمله پروپوزال را برعهده بگیرند .
- برنامه زمانی فعالیت‌های مختلف در این مسیر را مدیریت کنند.
- نامه‌های تشکر و گزارشات منابع مالی صرف شده را برای ارسال به حامیان مالی بالقوه و یا بالفعل اماده کنند.
هیات مدیره در جذب منابع مالی چه نقشی دارد؟
- اگر با یک حامی بالقوه مواجه شدند، اسامی و اطلاعات تماس آنها را به سازمان منتقل و یا آنها را معرفی کنند،
- تا جای ممکن از شمار زیادی افراد پاسخ مثبت بگیرند و یا در جهت آن فعالیت کنند،
- برای مراسم مختلف، نیرویی برای جذب داوطلب باشند،
- باعث گشوده شدن درهای سازمان بروی کسب و کار ها و بنیادها باشند،
- یکی از مهمترین مسئولیت‌های هیات مدیره سازمان این است که به دیگران مخصوصا حامیان مالی بالقوه نسبت به تاثیر پایدار فعالیت‌های سازمان اطمینان دهند.
برای اینکه یک سازمان همراهی و مشارکت هیات مدیره خود را برای فرایند جذب و توسعه منابع مالی به دست آورد، خوب است یک کمیته از اعضای هیات مدیره تشکیل دهد، تا:
- اعضای هیات مدیره را برای وظایف خاصی که مخصوص آنها است، آماده کند.
- به کارکنان عادی برای همراه کردن مشارکت ومسئولیت پذیری اعضای هیات مدیره کمک کند.
- فعالیت‌های مربوط به جذب و توسعه منابع را تحت نظر هیات مدیره قرار دهد، موفقیت‌ها و چالش‌ها را مشخص کند.
یک سازمان بهتر است از افراد خارج از سازمان هم در این فرایند بهره ببرد، زیرا که:
- افراد خارج سازمان و هیجانی که به سازمان می آورند، تشویقی برای کل جمع خواهند بود.
- سازمان می‌تواند از ایده‌های خوب و جدید بیش‌تری بهره ببرد.
اکثر اوقات زمانی که برای نقش های خاصی همچون نویسنده پروپوزال فردی خارج از سازمان استخدام شود و برای آن کار سرمایه هزینه شود، روند و نتیجه کار بهتر است. هر سازمان با توجه به توانایی‌ها و نیازهای خود می‌تواند موارد دیگری را به این بخش اضافه کند.
داشته های انسانی، مالی و منابع سازمان
پیش از آنکه یک سازمان و یا خیریه شروع به فرایند جذب و توسعه منابع مالی کند، باید برداشت درستی از مقدار و کیفیت داشته ها و منابع سازمان داشته باشد. این کار به سازمان کمک خواهد کرد که بداند در کجا قراردارد و باید به چه سمتی حرکت کند. این کار همچنین به سازمان کمک می کند تا برای برنامه‌ریزی جذب منابع ایده‌ای داشته و خیلی کمتر یا بیش‌تر از نیاز سازمان، هدف‌گذاری نکند.
منظور از داشته های سازمان چیست؟
اسنادی که نشان‌دهنده مهارت، تجربه، و تخصص سازمان هستند. همچون:
- رزومه کارکنان و اعضای هیات مدیره
- پیشینه موفقیت‌های سازمان
- اعتماد محلی به سازمان
کدام ویژگی‌ها سازمان را برای حامیان مالی جذاب‌تر می‌کند؟
- فعالیت‌ها و خدماتی که تنها این سازمان ارائه می‌دهد و جوامع و ارباب رجوع‌هایی که تنها این سازمان می‌تواند به آنها دسترسی داشته باشد.
- داستان‌های موفقیت ارائه خدمات به جامعه محلی پیرامون
- ایده‌های نوآورانه و یا رهیافت های جدید در فعالیت‌های سازمان
سپس سازمان می‌تواند با کمک تیم توسعه منابع، نقاط قوت سازمان را در موارد زیر ارزیابی کند:
- برنامه‌های سازمان
- کارکنان سازمان
- هیات مدیره
- داوطلبان: داوطلبان مزایای زیادی به همراه خود برای سازمان‌ها می آورند. برای مثال: بسیاری از داوطلبان برای سازمان، کمک‌های مالی هر چند کوچک به همراه می‌آورند.
- برای ساختار و اداره سازمانی و همینطور تقسیم وظایف مفید هستند.
- این داوطلبان ارتباطات پیرامونی بسیاری برای سازمان ایجاد می‌کنند و یا به همراه خود می‌آورند. داوطلبان می‌توانند با خود دسترسی به مطبوعات و کسب شهرت را همراه آورند و هر کدام سفیری، برای سازمان یا پروژه باشند.
سازمان می‌تواند داشته‌های دیگری داشته باشد که باید به این فهرست اضافه شود (وبسایت، انتشارات، نام، و غیره).
دنیایی از فرصت‌ها برای جذب کمک‌های مالی
یک سازمان باید پیش از شروع فرایند، چارچوبی برای خود مشخص کند و در آن چارچوب برای جذب و توسعه منابع مالی فعالیت کند. مثلا مشخص کند که دایره کمک‌های مالی باید در چه حدودی باشد. آیا از تمام دسته های حامیان مالی بالقوه تقاضای کمک خواهند کرد یا اینکه تصمیم سازمانی این است که از برخی حامیان مثلا اشخاص و یا دولت‌ها کمکی قبول نکنند. این تصمیم گیری‌ها در ابتدای راه، کار را برای تیم اجرایی جذب و توسعه منابع بسیار راحتر می‌کند.
دیدگاه خود را بنویسید